Bezpapírová kancelář

Systém připraví dokument pro klienta ve formátu PDF včetně všech parametrů nabídky. Ten můžete přímo ze systému odeslat zákazníkovi. Pokud tuto nabídku akceptuje, workflow Vás posune do modulu Řízení zakázek.

Modul umožňuje nastavení libovolného workflow a spolupráce, například za účelem dohledu, sledování úspěšnosti či jiného reportingu.

Řízení zakázek propojuje funkce více modulů platformy INSIO tak, aby bylo možné zakázku řídit z jednoho místa od nabídky přes tvorbu smluv, objednávek, rozpočtů, realizace, faktury a vším ostatním co s ní souvisí.

Hlavní funkce:

• Přehledná evidence firemních zakázek
• V rámci evidence je možné nastavit , jaká data budou podle Vašich potřeb u zakázek evidována – např. název zakázky, zadavatel, číslo zakázky či její priorita, případně i v jaké struktuře (např. jak budou vypadat čísla zakázek).
• Propojení na modul úkoly – u vytvořené zakázky je možné zadávat relevantním pracovníkům úkoly související s realizací zakázky.
• Propojení na modul výkazy práce – odvedenou práci u dané zakázky je možné zapisovat do výkazů práce přímo u zakázky.
• Snadné vyhledávání zapsaných zakázek dle různých kritérií – např. aktuálnost zakázky, číslo či název zakázky.
• K vytvořeným zakázkám je možné zadávat zaměstnancům různá přístupová práva – např. přístup jen k zakázkám, kde je daný zaměstnanec uveden či přístup ke všem zakázkám.

Uživatel zažádá například o objednání kancelářských potřeb či jiného materiálu. Žádanka projde schvalovacím workflow až k tvorbě objednávky. Toto workflow, tak jako i v ostatních částech systému, je plně přizpůsobitelné Vašim procesům.

Žádanky můžete zpracovávat buď prostřednictvím modulu Helpdesk, tedy oboustranného komunikačního kanálu (pro méně specifické žádanky) nebo přímo modulem Objednávky, za využití oddělené agendy (číselné řady) „Žádanky“.

Po odsouhlasení žádanky proces pokračuje tvorbou objednávky. Modul Objednávky také umožňuje pracovat se schvalovacím workflow. Po schválení objednávky systém sám dle šablony vygeneruje objednávku v PDF a zasílá ji dodavateli k plnění. Workflow objednávek nemusí končit pouze zasláním objednávky dodavateli, může pokračovat i na případné stavy „Zboží dodáno“, či „Faktura přijata“. Z objednávky systém odkazuje na fakturu, která se k ní váže a je evidována v systému jako „Faktura přijatá“.

Ke kartě smlouvy je možné přiložit libovolný počet dokumentů. Díky funkci podřízených a nadřízených smluv řiďte životní cykly a dodatky svých smluv.

Podobně jako ostatní moduly, tak i smlouvy pracují s workflow. Smlouvu tedy může zapsat administrativní podpora a účetní oddělení ji může už jen schválit, než se případně dostane na finální schválení například k řediteli či jiné kompetentní osobě.

U každé dodavatelské smlouvy si můžete stanovit limit, který je poté sledován v rámci objednávek. Nad rámec stanoveného limitu smlouvy nelze objednávku vytvořit.

U smluv lze také nastavit upozornění na blížící se konec platnosti či účinnosti.
Práce se smlouvami z mobilní aplikace je také samozřejmostí.

Poté co je Vám zboží dodáno, zasílá partner fakturu, kterou můžete do modulu „Schvalování faktur“ zanést buď ručním zadáním nebo v digitalizované podobě (OCR vytěžení). Samotnou fakturu lze do systému nahrát ve formátu PDF.

Při schvalování faktur opět můžete nastavit proces workflow dle svých potřeb. Pokud je na faktuře uvedeno číslo objednávky, spáruje systém objednávku s přijatou fakturou, porovná částku, a pokud jsou si tyto částky rovny, posílá fakturu dále k zaúčtování.

V případě, že částka na faktuře nesouhlasí s objednávkou, schvalování probíhá odlišnou cestou a fakturu může schválit např. objednatel.

Poté, co fakturu schválíte věcně, často následuje posouzení formální správnosti, které provádí účetní. Pokud účetní fakturu odsouhlasí, může být přes integrační rozhraní exportována do účetního systému zákazníka.