Module

Geschäft

Geschäfts gelegenheiten

Steuern Sie die Kommunikation mit Ihren potentiellen Kunden effizienter. Jeder Kontakt mit Interessenten an einer Ware oder Dienstleistung wird übersichtlich registriert.

Zusätzlich können Sie auch weitere Angaben über den Partner, den Gegenstand des Angebots, dessen Status, Ansprechpartner usw. erfassen.
Das Modul ermöglicht die Einstellung des beliebigen Workflows und der Zusammenarbeit, z. B. zwecks der Aufsicht oder des Reportings. Sobald sich die Angelegenheit in den entsprechenden Status verschiebt, verschiebt sich der Workflow ins Modul Angebote.

Angebote

Verwalten Sie die an Ihre Kunden gesendeten Angebote effizient. Erfassen Sie dazu nicht nur grundlegende Angaben über den Angebotsgegenstand und den Nachfragenden, sondern auch externe und interne damit verbundene Kosten und Sonstiges.

Das System bereitet ein Dokument für den Kunden im PDF-Format einschließlich aller Angebotsparameter vor. Dieses können Sie dem Kunden direkt aus dem System herausschicken. Wenn die Kunden das Angebot akzeptieren, werden Sie durch den Workflow ins Modul Auftragssteuerung verschoben. Das Modul ermöglicht die Einstellung eines beliebigen Workflows und der Zusammenarbeit, z. B. zwecks der Aufsicht, Erfolgsüberwachung oder eines anderen Reportings.

Auftrags steuerung

Erhalten Sie endlich eine perfekte Übersicht über die Firmenaufträge und den aktuellen Stand ihrer Realisierung! Gewinnen Sie die Kontrolle über Termine, vergebene Aufgaben, Budgets sowie Rechnungsstellung.

Die Auftragssteuerung vernetzt die Funktion mehrerer Module der Plattform INSIO so, dass der Auftrag vom Angebot über die Vertrags-, Bestellungs-, Budgetbildung, Abwicklung, Rechnungen und alles, was damit zusammenhängt, von einer Stelle zu steuern ist.

Hauptfunktionen:

  • Übersichtliche Erfassung von Firmenaufträgen
  • In der Erfassung kann eingestellt werden, welche Daten je nach Ihren Bedürfnissen bei den Aufträgen erfasst werden – z. B. Auftragsname, vergebende Person, Auftragsnummer oder Auftragspriorität bzw. auch in welcher Struktur (z. B. wie die Auftragsnummern aussehen werden)
  • Vernetzung zum Modul Aufgaben – bei einem erstellten Auftrag können Aufgaben, die mit der Auftragsabwicklung zusammenhängen, an relevante Personen vergeben werden.
  • Vernetzung zum Modul Arbeitsausweise – die geleistete Arbeit beim erstellten Auftrag kann in die Arbeitsberichte direkt beim Auftrag eingetragen werden.
  • Leichtes Heraussuchen der eingetragenen Aufträge nach verschiedenen Kriterien – z. B. Auftragsaktualität, Auftragsnummer oder name.
  • Zu den erstellten Aufträgen können dem Personal verschiedene Zugangsrechte eingegeben werden – z. B. Zugangs nur zu den Aufträgen, bei denen der jeweilige Arbeitnehmer angeführt wird oder Zugangs zu allen Aufträgen.

Ausgestellte Rechnungen

Gewinnen Sie ein einfaches und zuverlässiges automatisiertes Instrument, das die Rechnungen für Sie vorbereiten und senden wird.

Dank diesem Modul stellen Sie oder Ihr Techniker eine Rechnung für die geleistete Arbeit im Gelände leicht aus und schicken Sie sie an Ihre Geschäftspartner direkt aus dem System. Die Rechnung kopiert sich gleichzeitig in Ihr Buchhaltungssystem. Sie können sie eventuell im PDF-Format speichern und per E-Mail schicken oder drucken. Dank der Einstellung einer periodischen Rechnungsstellung werden Sie sich nicht mehr um die bereits bewährten Prozesse und Beziehungen kümmern müssen.

Hauptfunktionen:

  • Möglichkeit der Einstellung allgemeiner Angaben in den Rechnungen je nach Bedarf.
  • Angaben über den Abnehmer können nach der Ident-Nr., aus dem CRM-Modul oder den früher ausgestellten Rechnungen eingelesen werden.
  • Man kann die ausgestellten Rechnungen schicken oder drucken lassen.
  • Vor der Absendung können der Rechnung Anlagen hinzugefügt werden – z. B. eine ausführliche Arbeitsauflistung, Preisliste.
  • Die einzelnen Ereignisse hinsichtlich Rechnungen werden im Workflow erfasst (Rechnungsvorbereitung, zur Genehmigung, Rechnung geschickt usw.).
  • Ins Modul können verschiedene Zutrittsrechte für die Benutzer zum Lesen/Ausstellen/Löschen der Rechnungen eingestellt werden.
  • In den ausgestellten Rechnungen ist die Suche nach verschiedenen Kriterien möglich.
  • Eine übersichtliche Erfassung der ausgestellten Rechnungen mit der Möglichkeit der Bezeichnung von bereits beglichenen Rechnungen.

Registrierung von Verträgen

Steuern Sie Ihre Vertragsbeziehungen und Verträge mit den Partnern mit Hilfe des INSIO-Systems. Erfassen Sie die Grunddaten über den Partner und den Vertrag, wie Vertragstyp, -gegenstand, -dauer und -wirksamkeit und viel mehr.

Zur Vertragskarte kann eine beliebige Dokumentenzahl angehängt werden. Dank der Funktion unter- und übergeordneter Verträge steuern Sie die Lebenszyklen und Ergänzungen Ihrer Verträge. Ähnlich wie andere Module arbeiten auch die Verträge mit dem Workflow. Der Vertrag kann deshalb von der administrativen Unterstützung (Support) eingetragen werden und die Buchhaltung kann ihn nur genehmigen, bevor der Vertrag eventuell zur endgültigen Genehmigung kommt, z. B. zum Direktor oder einer anderen zuständigen Person.
Bei jedem Liefervertrag können Sie ein Limit festsetzen, das danach bei den Bestellungen verfolgt wird. Über den Rahmen des festgesetzten Vertragslimits hinaus kann die Bestellung nicht erstellt werden. Bei den Verträgen kann auch ein Hinweis auf das sich nähernde Gültigkeits- oder Wirksamkeitsende eingestellt werden.

Bestellungen

Stellen Sie sich den intuitiven Prozess der Waren- und Dienstleistungsbestellung vor. Vom Bestellschein, über seine interne Genehmigung, Bestellungserstellung bis zur Rechnungsstellung. Das alles in Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen und -limits an einer Stelle, einfach und mit Anschluss an weitere Systeme.

Der Benutzer ersucht z. B. um die Bestellung des Bürobedarfs oder eines anderen Materials. Der Bestellschein geht durch den Genehmigungsworkflow bis zur Erstellung einer Bestellung. Dieser Workflow kann völlig an Ihre Prozesse angepasst werden genauso wie in anderen Systemteilen.

Sie können die Bestellscheine entweder mit Hilfe des Moduls Helpdesk, d.h. des beiderseitigen Kommunikationskanals (für weniger spezifische Bestellscheine), oder direkt des Moduls Bestellungen unter Anwendung der getrennten Agenda (nummerischer Reihe) „Bestellscheine“ bearbeiten.

Nach der Abstimmung des Bestellscheins wird der Prozess mit der Erstellung der Bestellung fortgesetzt. Das Modul Bestellungen ermöglicht auch, mit dem Genehmigungsworkflow zu arbeiten. Nach der Bestellungsgenehmigung generiert das System die Bestellung im PDF-Format selbst nach der Vorlage und schickt sie an den Lieferanten zur Erfüllung. Der Workflow von Bestellungen muss nicht mit der Bestellungssendung an den Lieferanten enden, sondern kann auch auf den Bestellungsstatus „Ware geliefert“ oder „Rechnung angenommen“ fortsetzen. Das System verweist von der Bestellung auf die Rechnung, die damit zusammenhängt und als „Angenommene Rechnung“ im System erfasst wird.

Rechnungs genehmigung

Nachdem Ihnen die Ware geliefert worden ist, schickt der Partner eine Rechnung, die Sie ins Modul „Rechnungsgenehmigung“ entweder durch manuelle Eingabe oder in digitalisierter Form (OCR Entnahme) eintragen können. Die eigentliche Rechnung kann ins System im PDF-Format eingespielt werden.

Bei der Rechnungsgenehmigung können Sie den Workflowprozess wieder nach Ihren Bedürfnissen einstellen. Wenn in der Rechnung die Bestellnummer angeführt wird, paart das System die Bestellung mit der angenommenen Rechnung, vergleicht den Betrag und wenn die Beträge übereinstimmen, schickt es die Rechnung weiter zur Verbuchung.

Wenn der Betrag in der Rechnung mit der Bestellung nicht übereinstimmt, verläuft die Genehmigung anders und die Rechnung kann z. B. vom Auftraggeber genehmigt werden.

Nachdem Sie die Rechnung sachlich genehmigt haben, folgt oft die Beurteilung der formalen Richtigkeit, die vom Buchhalter durchgeführt wird. Wenn die Rechnung vom Buchhalter abgestimmt wird, kann sie über die Integrationsschnittstelle ins Buchhaltungssystem des Kunden exportiert werden.

Kommunikation

Intranet

Eingangsportal in das interne Informationssystem und die sonstigen Module. Dank Intranet bekommen Sie Übersicht und Möglichkeit einer einfachen und intuitiven Arbeit mit allen Modulen sowie Ihren Systemen.

Intranet-Bestandteile sind:

  • Telefonlisten
  • Wikipedia
  • Publizieren von Dokumenten
  • Firmenbulletin
  • Media Monitor
  • Fotogalerie
  • Kalender
  • Diskussionsforum
  • Verwaltung von Zugangsrechten in die einzelnen Applikationsteile gemäß den Benutzern oder Benutzergruppen
  • Zentrale Einstellung der Schlüssellisten
  • Verwaltung der Sprachversionen
  • … und weitere Funktionen

Wir passen das Intranet vollständig an Sie an

sowohl die Graphik, als auch die Struktur der einzelnen Applikationsteile im Anschluss an Ihre Prozesse.

Datenboxen und Posterfassung

Effiziente Erfassung der geschickten und eingegangenen Post. Sie schließen das System zusätzlich auch an Ihre Datenboxen und E-Mail-Postfächer leicht an.

Hauptfunktionen

  • Suche in den Datennachrichten
  • Archivierung von Nachrichten
  • Steuerung der Benutzerrechte für die einzelnen Datenboxen
  • In größeren Firmen erfüllt das Modul die Funktion einer vollwertigen Posteinlaufstelle und eines vollwertigen elektronischen Postvertriebs an die Adressaten.
  • Ins Modul können auch Postdatennachrichten aufgenommen werden, die eine Alternative der eingeschriebenen Post darstellen.

HelpDesk

Gewinnen Sie einen leistungsfähigen Kommunikationskanal und das Helpdesk-System für die Vergabe und Lösung von Anforderungen.

Das Modul Helpdesk hilft Ihnen unerwartete Ereignisse von deren Anmeldung, über den Verlauf der Lösung, die Gliederung bis zur SLA- und Budgetverfolgung zu lösen. Verfolgen Sie die Anforderungen nach den Objekten, Kunden oder Technologien und halten Sie die Prozesse unter Kontrolle. Pflegen Sie gute Beziehungen mit Ihren Kunden dank des einheitlichen Kommunikationskanals und der Aufsicht über die SLA-Erfüllung.
Das System ermöglicht eine leichte Kommunikation zwischen der Zentrale und den Zweigstellen – Sie können die Anforderungen sowohl im Rahmen der einzelnen Abteilungen als auch auf die einzelnen Regionen oder Gebäude delegieren.

Hauptfunktionen

  • Erfassung der Anforderungen des Personals sowie der Kunden
  • Informationen über den Vorgang der Lösung und Gliederung von Anforderungen
  • Workflow und Anforderungszustände
  • Hinweise
  • Verfolgung der SLA-Erfüllung
  • Budgetüberwachung
  • Breite Möglichkeiten der Definition von Zutritten und Berechtigungen
  • Integration mit Systemen Dritter

Personalwesen

Personalwesen und Anwesenheit

Personalwesen und Anwesenheit

Alle Informationen über das Personal werden Sie dank unserer Lösung übersichtlich an einem Ort in übersichtlicher Form finden. Mit Hilfe des Personalwesens von INSIO software haben Sie sämtliche Prozesse unter Kontrolle, die den Arbeitsbeginn der Mitarbeiter, ihre Arbeitsverhältnisse, Anwesenheit, Evidenz des zugewiesenen Vermögens und nicht zuletzt das Arbeitsende betreffen.

Zusammen mit anderen Modulen, wie z. B. Instandhaltung und Kalender, hilft Ihnen das Personalwesen bei der alltäglichen Anwesenheits- und Arbeitsevidenz Ihres Personals und bereitet Lohn- und Gehaltsunterlagen vor.

Hlavní funkce

  • Adressenliste der MitarbeiterInnen
  • Organisationsaufbau
  • Persönliche Kalender der MitarbeiterInnen
  • Urlaubsgenehmigung und inanspruchnahme
  • Entlohnungs und Abgabenerfassung
  • Monatsanwesenheitsaufstellungen (Unterlagen für Löhne und Gehälter)

Dienstreise aufträge

Das Modul Dienstreiseaufträge erleichtert die Erfassung und Abrechnung inländischer sowie ausländischer Dienstreisen auch mit allen Erfordernissen im Einklang mit der gültigen Gesetzgebung.

Die ausgestellten Dienstreiseaufträge und Dienstreiseabrechnungen können Sie auf dem Formular für den gültigen Dienstreiseauftrag drucken. Dank des Genehmigungsprozesses läuft alles schnell, bequem und an einem Ort.

Verwaltung und Betrieb

Geplante Instandhaltung

Dank der Instandhaltungs- und Revisionsplanung mit dem System INSIO sichern Sie einen kontinuierlichen und problemlosen Betrieb Ihrer Gebäude, Anlagen und Maschinen.

Sie bekommen eine übersichtliche Erfassung der geplanten Instandhaltung und Revisionen aller Anlagen und Technologien oder Planung und Durchführung obligatorischer Kontrollen und Reparaturverfolgung. Diese ermöglicht Ihnen den Instandhaltungs- und Revisionsplan zu definieren, welche Tätigkeiten ausgeübt werden, wer und an welchen Anlagen diese Tätigkeiten und mit welcher Periodizität durchführen wird.

Die einzelnen Technologien und Anlagen können in übersichtliche Sektionen getrennt oder als zusammenfassende Aufstellung aller Technologien im Gebäude dargestellt werden. Gleichzeitig können Sie dazu standardisierte Instandhaltungspläne zuordnen, die Sie für die einzelnen Anlagen als Vorlagen definieren.

Das System kontrolliert die Einhaltung des Revisionstermins und im Falle eines nichtgeplanten Serviceeingriffs passt es automatisch den Plan künftiger Revisionen an. Der Plan kann eventuell auch manuell angepasst werden.

Jeder Anlage können Sie die Dokumentation der durchgeführten Revision oder Serviceleistung anhängen. In der Übersicht der Anlageinstandhaltung können Sie die Übersicht aller Serviceleistungen einschließlich der Einsichten in die angeschlossenen Protokolle abbilden.

Jeder Anlage können Sie die Dokumentation der durchgeführten Revision oder Serviceleistung anhängen. In der Übersicht der Anlageinstandhaltung können Sie die Übersicht aller Serviceleistungen einschließlich der Einsichten in die angeschlossenen Protokolle abbilden.

Dank der Übersicht der durchgeführten Arbeiten und der Möglichkeit der Bestellungsgenehmigungen haben Sie eine perfekte Übersicht über die Kosten für Serviceleistungen einzelner Technologien sowie die Gesamtkosten für das Gebäude. Durch die Planung regelmäßiger Servicekontrollen senken Sie die Instandhaltungskosten für Technologien.

Die Definition der Herangehensweise für die einzelnen Benutzer ermöglicht verschiedenen Benutzern verschiedene Zutrittsrechte nach den einzelnen Sektionen und Ausrichtungen ihrer Tätigkeit zuzuweisen.

Was bietet die geplante Instandhaltung und Revision alles an?

  • Details der einzelnen Anlagen
  • Instandhaltungs- und Revisionspläne
  • Übersichten der Instandhaltungsleistungen
  • Übersicht der untergeordneten Anlagen
  • Übersicht der Dokumente zu den einzelnen Anlagen
  • Stammdaten
  • Kostenübersicht für die Anlagen

Energie wirtschaft

Vereinfachen Sie den Betrieb der Energiewirtschaft und ihre Auswertung.

Die Energiewirtschaft erfasst Zähler und Abnahmestellen, die baumartig wie Hauptstellen und untergeordnete Stellen geordnet werden können. Sie ermöglicht die elektronische Erfassung von Stromablesungen und Verbrauchsbewertungen in übersichtlichen Graphen einschließlich der Möglichkeit eines Vergleichs mit der vorherigen Periode.

  • Erfassung von Abnahmestellen und Zählern
  • System, das die Abschaltung eines Zählers von der Abnahmestelle und den Anschluss eines anderen unterstützt (wegen Störung, Austausch, Revision)
  • Definition von Hauptzählern und untergeordneten Zählern
  • Verfolgung der Verbrauchsentwicklung der einzelnen Anlagen
  • Auswertungen mit Hilfe von Grafen einschließlich des Vergleichs mit der vorherigen Periode
  • Bei der Auswertung ermöglicht das System den automatischen Zusammenschluss der Medieneinheiten (m3, kWh, MJ) so, dass sie gemeinsam ausgewertet werden können (z. B. wenn Sie die Gesamtenergieeffizienz und Vergleiche von Gebäuden erfahren möchten)
  • Ablesungen von Zählern, mehrstufige Genehmigung von Ablesungen (Eintragung – Sperrung – Genehmigung)
  • Getrenntverbuchung der Kosten auf die einzelnen Mieter
  • Übersichten von Messungen und die Überwachung von Störungen oder Undichtigkeiten gewähren Ihnen die Kontrolle der Technologiennutzung und bringen Einsparungen verbrauchter Energien

Lagerbestand

Ein Lager, in dem Sie über alles informiert sind. Sie erfassen Informationen über Lagerwirtschaft, -zustand, bestände, Warenlokationen usw. und haben sie immer griffbereit.

Das System ermöglicht die Ausstellung von Empfangs- und Ausgabescheinen, Reporting, Finanzbewertung im Rahmen der Geschäftsfälle und z. B. auch eine vorläufige Lagerbewertung und anschließende Korrekturen von der angenommenen Rechnung.

Wir unterstützen auch Spezialerfassungen wie mobile Handlager oder Auftragslager, in denen Sie Ware und Material direkt im Anschluss an den Auftrag einlagern können.

Selbstverständlich ist die Vernetzung mit den Modulen Bestellungen und angenommene Rechnungen.

Hauptfunktionen

  • Empfangsscheine
  • Ausgabescheine
  • Übergabescheine
  • Lagerkarten

Buchungs system

Sie vereinfachen die Buchungen von Tagungsräumen, Pkw oder sonstigen gemeinsam benutzten Betriebsmitteln.

Ke Zu jeder Kategorie können Sie einen selbstständigen Buchungsverwalter definieren. Er definiert z. B. wie lange im Voraus oder für welche Mindestzeit die Mittel gebucht werden können. Das alles einfach auch mit der Unterstützung der Notifikationen und der sich wiederholenden Ereignisse.

Dokument verwaltung

Stellen Sie sich auch sämtliche Revisionsberichte, Handbücher zu den Technologien, technologische Verfahren, Verordnungen, Informationen über die Objekte an einer Stelle vor.

In der zentralen Speicherstätte mit Unterstützung der Speicherung und Teilung im Rahmen der Gesellschaft, Projekte, einzelner Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie alle notwendigen Informationen leicht, schnell und von jedem Ort aus.

Hauptfunktionen:

  • Alle Firmendokumente online, jederzeit und von jedem Ort aus immer zugänglich. Bei jedem Dokument können Sie seine Gültigkeit sowie Wirksamkeit sehen.
  • Unterstützung der Zusammenarbeit dank der Teilung von Schlüsseldokumenten quer durch die Firma für berechtigte Benutzer.
  • Schnelle Suche in eigenen, Firmen-, Team- sowie Projektdokumenten.
  • Ein hohes Maß an Sicherheit dank zentraler Speicherung und der Möglichkeit der Verfolgung von Benutzeraktivitäten.
  • Bekanntmachungen per E-Mail auf wichtige Dokumente.