Segmente

Effiziente Firmenführung

Steuern Sie Ihre Firmenprozesse einfach an einem Ort und führen Sie Ihre Firma effizient. Sie gewinnen eine moderne modulare Plattform, die an Ihre Prozesse angepasst werden kann und die Bedürfnisse Ihrer Firma abdeckt. Die Software automatisiert Prozesse und kommuniziert aktiv mit den Benutzern im Rahmen definierter Workflows per E-Mail oder mobiler Applikation. Sie liefert dem Management analytische Daten mittels Dashboards und Reports.

Empfohlene Funktionen

Angebote

Verwalten Sie die an Ihre Kunden gesendeten Angebote effizient. Erfassen Sie dazu nicht nur grundlegende Angaben über den Angebotsgegenstand und den Nachfragenden, sondern auch externe und interne damit verbundene Kosten und Sonstiges.

Das System bereitet ein Dokument für den Kunden im PDF-Format einschließlich aller Angebotsparameter vor. Dieses können Sie dem Kunden direkt aus dem System herausschicken. Wenn die Kunden das Angebot akzeptieren, werden Sie durch den Workflow ins Modul Auftragssteuerung verschoben. Das Modul ermöglicht die Einstellung eines beliebigen Workflows und der Zusammenarbeit, z. B. zwecks der Aufsicht, Erfolgsüberwachung oder eines anderen Reportings.

Auftrags steuerung

Erhalten Sie endlich eine perfekte Übersicht über die Firmenaufträge und den aktuellen Stand ihrer Realisierung! Gewinnen Sie die Kontrolle über Termine, vergebene Aufgaben, Budgets sowie Rechnungsstellung.

Die Auftragssteuerung vernetzt die Funktion mehrerer Module der Plattform INSIO so, dass der Auftrag vom Angebot über die Vertrags-, Bestellungs-, Budgetbildung, Abwicklung, Rechnungen und alles, was damit zusammenhängt, von einer Stelle zu steuern ist.

Hauptfunktionen:

  • Übersichtliche Erfassung von Firmenaufträgen
  • In der Erfassung kann eingestellt werden, welche Daten je nach Ihren Bedürfnissen bei den Aufträgen erfasst werden – z. B. Auftragsname, vergebende Person, Auftragsnummer oder Auftragspriorität bzw. auch in welcher Struktur (z. B. wie die Auftragsnummern aussehen werden)
  • Vernetzung zum Modul Aufgaben – bei einem erstellten Auftrag können Aufgaben, die mit der Auftragsabwicklung zusammenhängen, an relevante Personen vergeben werden.
  • Vernetzung zum Modul Arbeitsausweise – die geleistete Arbeit beim erstellten Auftrag kann in die Arbeitsberichte direkt beim Auftrag eingetragen werden.
  • Leichtes Heraussuchen der eingetragenen Aufträge nach verschiedenen Kriterien – z. B. Auftragsaktualität, Auftragsnummer oder name.
  • Zu den erstellten Aufträgen können dem Personal verschiedene Zugangsrechte eingegeben werden – z. B. Zugangs nur zu den Aufträgen, bei denen der jeweilige Arbeitnehmer angeführt wird oder Zugangs zu allen Aufträgen.

Bestellungen

Stellen Sie sich den intuitiven Prozess der Waren- und Dienstleistungsbestellung vor. Vom Bestellschein, über seine interne Genehmigung, Bestellungserstellung bis zur Rechnungsstellung. Das alles in Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen und -limits an einer Stelle, einfach und mit Anschluss an weitere Systeme.

Der Benutzer ersucht z. B. um die Bestellung des Bürobedarfs oder eines anderen Materials. Der Bestellschein geht durch den Genehmigungsworkflow bis zur Erstellung einer Bestellung. Dieser Workflow kann völlig an Ihre Prozesse angepasst werden genauso wie in anderen Systemteilen.

Sie können die Bestellscheine entweder mit Hilfe des Moduls Helpdesk, d.h. des beiderseitigen Kommunikationskanals (für weniger spezifische Bestellscheine), oder direkt des Moduls Bestellungen unter Anwendung der getrennten Agenda (nummerischer Reihe) „Bestellscheine“ bearbeiten.

Nach der Abstimmung des Bestellscheins wird der Prozess mit der Erstellung der Bestellung fortgesetzt. Das Modul Bestellungen ermöglicht auch, mit dem Genehmigungsworkflow zu arbeiten. Nach der Bestellungsgenehmigung generiert das System die Bestellung im PDF-Format selbst nach der Vorlage und schickt sie an den Lieferanten zur Erfüllung. Der Workflow von Bestellungen muss nicht mit der Bestellungssendung an den Lieferanten enden, sondern kann auch auf den Bestellungsstatus „Ware geliefert“ oder „Rechnung angenommen“ fortsetzen. Das System verweist von der Bestellung auf die Rechnung, die damit zusammenhängt und als „Angenommene Rechnung“ im System erfasst wird.

Registrierung von Verträgen

Steuern Sie Ihre Vertragsbeziehungen und Verträge mit den Partnern mit Hilfe des INSIO-Systems. Erfassen Sie die Grunddaten über den Partner und den Vertrag, wie Vertragstyp, -gegenstand, -dauer und -wirksamkeit und viel mehr.

Zur Vertragskarte kann eine beliebige Dokumentenzahl angehängt werden. Dank der Funktion unter- und übergeordneter Verträge steuern Sie die Lebenszyklen und Ergänzungen Ihrer Verträge. Ähnlich wie andere Module arbeiten auch die Verträge mit dem Workflow. Der Vertrag kann deshalb von der administrativen Unterstützung (Support) eingetragen werden und die Buchhaltung kann ihn nur genehmigen, bevor der Vertrag eventuell zur endgültigen Genehmigung kommt, z. B. zum Direktor oder einer anderen zuständigen Person.
Bei jedem Liefervertrag können Sie ein Limit festsetzen, das danach bei den Bestellungen verfolgt wird. Über den Rahmen des festgesetzten Vertragslimits hinaus kann die Bestellung nicht erstellt werden. Bei den Verträgen kann auch ein Hinweis auf das sich nähernde Gültigkeits- oder Wirksamkeitsende eingestellt werden.

Rechnungs genehmigung

Nachdem Ihnen die Ware geliefert worden ist, schickt der Partner eine Rechnung, die Sie ins Modul „Rechnungsgenehmigung“ entweder durch manuelle Eingabe oder in digitalisierter Form (OCR Entnahme) eintragen können. Die eigentliche Rechnung kann ins System im PDF-Format eingespielt werden.

Bei der Rechnungsgenehmigung können Sie den Workflowprozess wieder nach Ihren Bedürfnissen einstellen. Wenn in der Rechnung die Bestellnummer angeführt wird, paart das System die Bestellung mit der angenommenen Rechnung, vergleicht den Betrag und wenn die Beträge übereinstimmen, schickt es die Rechnung weiter zur Verbuchung.

Wenn der Betrag in der Rechnung mit der Bestellung nicht übereinstimmt, verläuft die Genehmigung anders und die Rechnung kann z. B. vom Auftraggeber genehmigt werden.

Nachdem Sie die Rechnung sachlich genehmigt haben, folgt oft die Beurteilung der formalen Richtigkeit, die vom Buchhalter durchgeführt wird. Wenn die Rechnung vom Buchhalter abgestimmt wird, kann sie über die Integrationsschnittstelle ins Buchhaltungssystem des Kunden exportiert werden.

Lagerbestand

Ein Lager, in dem Sie über alles informiert sind. Sie erfassen Informationen über Lagerwirtschaft, -zustand, bestände, Warenlokationen usw. und haben sie immer griffbereit.

Das System ermöglicht die Ausstellung von Empfangs- und Ausgabescheinen, Reporting, Finanzbewertung im Rahmen der Geschäftsfälle und z. B. auch eine vorläufige Lagerbewertung und anschließende Korrekturen von der angenommenen Rechnung.

Wir unterstützen auch Spezialerfassungen wie mobile Handlager oder Auftragslager, in denen Sie Ware und Material direkt im Anschluss an den Auftrag einlagern können.

Selbstverständlich ist die Vernetzung mit den Modulen Bestellungen und angenommene Rechnungen.

Hauptfunktionen

  • Empfangsscheine
  • Ausgabescheine
  • Übergabescheine
  • Lagerkarten

HelpDesk

Gewinnen Sie einen leistungsfähigen Kommunikationskanal und das Helpdesk-System für die Vergabe und Lösung von Anforderungen.

Das Modul Helpdesk hilft Ihnen unerwartete Ereignisse von deren Anmeldung, über den Verlauf der Lösung, die Gliederung bis zur SLA- und Budgetverfolgung zu lösen. Verfolgen Sie die Anforderungen nach den Objekten, Kunden oder Technologien und halten Sie die Prozesse unter Kontrolle. Pflegen Sie gute Beziehungen mit Ihren Kunden dank des einheitlichen Kommunikationskanals und der Aufsicht über die SLA-Erfüllung.
Das System ermöglicht eine leichte Kommunikation zwischen der Zentrale und den Zweigstellen – Sie können die Anforderungen sowohl im Rahmen der einzelnen Abteilungen als auch auf die einzelnen Regionen oder Gebäude delegieren.

Hauptfunktionen

  • Erfassung der Anforderungen des Personals sowie der Kunden
  • Informationen über den Vorgang der Lösung und Gliederung von Anforderungen
  • Workflow und Anforderungszustände
  • Hinweise
  • Verfolgung der SLA-Erfüllung
  • Budgetüberwachung
  • Breite Möglichkeiten der Definition von Zutritten und Berechtigungen
  • Integration mit Systemen Dritter

Geplante Instandhaltung

Dank der Instandhaltungs- und Revisionsplanung mit dem System INSIO sichern Sie einen kontinuierlichen und problemlosen Betrieb Ihrer Gebäude, Anlagen und Maschinen.

Sie bekommen eine übersichtliche Erfassung der geplanten Instandhaltung und Revisionen aller Anlagen und Technologien oder Planung und Durchführung obligatorischer Kontrollen und Reparaturverfolgung. Diese ermöglicht Ihnen den Instandhaltungs- und Revisionsplan zu definieren, welche Tätigkeiten ausgeübt werden, wer und an welchen Anlagen diese Tätigkeiten und mit welcher Periodizität durchführen wird.

Die einzelnen Technologien und Anlagen können in übersichtliche Sektionen getrennt oder als zusammenfassende Aufstellung aller Technologien im Gebäude dargestellt werden. Gleichzeitig können Sie dazu standardisierte Instandhaltungspläne zuordnen, die Sie für die einzelnen Anlagen als Vorlagen definieren.

Das System kontrolliert die Einhaltung des Revisionstermins und im Falle eines nichtgeplanten Serviceeingriffs passt es automatisch den Plan künftiger Revisionen an. Der Plan kann eventuell auch manuell angepasst werden.

Jeder Anlage können Sie die Dokumentation der durchgeführten Revision oder Serviceleistung anhängen. In der Übersicht der Anlageinstandhaltung können Sie die Übersicht aller Serviceleistungen einschließlich der Einsichten in die angeschlossenen Protokolle abbilden.

Jeder Anlage können Sie die Dokumentation der durchgeführten Revision oder Serviceleistung anhängen. In der Übersicht der Anlageinstandhaltung können Sie die Übersicht aller Serviceleistungen einschließlich der Einsichten in die angeschlossenen Protokolle abbilden.

Dank der Übersicht der durchgeführten Arbeiten und der Möglichkeit der Bestellungsgenehmigungen haben Sie eine perfekte Übersicht über die Kosten für Serviceleistungen einzelner Technologien sowie die Gesamtkosten für das Gebäude. Durch die Planung regelmäßiger Servicekontrollen senken Sie die Instandhaltungskosten für Technologien.

Die Definition der Herangehensweise für die einzelnen Benutzer ermöglicht verschiedenen Benutzern verschiedene Zutrittsrechte nach den einzelnen Sektionen und Ausrichtungen ihrer Tätigkeit zuzuweisen.

Was bietet die geplante Instandhaltung und Revision alles an?

  • Details der einzelnen Anlagen
  • Instandhaltungs- und Revisionspläne
  • Übersichten der Instandhaltungsleistungen
  • Übersicht der untergeordneten Anlagen
  • Übersicht der Dokumente zu den einzelnen Anlagen
  • Stammdaten
  • Kostenübersicht für die Anlagen

Dokument verwaltung

Stellen Sie sich auch sämtliche Revisionsberichte, Handbücher zu den Technologien, technologische Verfahren, Verordnungen, Informationen über die Objekte an einer Stelle vor.

In der zentralen Speicherstätte mit Unterstützung der Speicherung und Teilung im Rahmen der Gesellschaft, Projekte, einzelner Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie alle notwendigen Informationen leicht, schnell und von jedem Ort aus.

Hauptfunktionen:

  • Alle Firmendokumente online, jederzeit und von jedem Ort aus immer zugänglich. Bei jedem Dokument können Sie seine Gültigkeit sowie Wirksamkeit sehen.
  • Unterstützung der Zusammenarbeit dank der Teilung von Schlüsseldokumenten quer durch die Firma für berechtigte Benutzer.
  • Schnelle Suche in eigenen, Firmen-, Team- sowie Projektdokumenten.
  • Ein hohes Maß an Sicherheit dank zentraler Speicherung und der Möglichkeit der Verfolgung von Benutzeraktivitäten.
  • Bekanntmachungen per E-Mail auf wichtige Dokumente.

Warum INSIO wählen?

100% webová platforma

nemusíte instalovat žádný software, k práci Vám stačí internetový prohlížeč.

Mobilní aplikace

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