Segmente

Sozio-Software für Sozialdienstleister

Steuern Sie die Prozesse und Verwaltung in Ihrer Organisation einfach und von einem Ort aus. Gewinnen Sie eine moderne anpassungsfähige Plattform, die alle Betriebsbedürfnisse Ihrer Sozialeinrichtung bedeckt und vereinfachen Sie die routinemäßigen Prozesse so, damit Sie sich der Betreuung Ihrer Kunden völlig widmen können. Wir automatisieren Prozesse und stellen die Kommunikation der Software mit den Benutzern im Rahmen des Workflows per E-Mail oder mobiler Applikation ein. Wir liefern dem Management analytische Daten mittels Dashboards und Reports. Führen Sie Ihre Sozialeinrichtung auf intelligente und effiziente Weise.

Empfohlene Funktionen

Intranet

Eingangsportal in das interne Informationssystem und die sonstigen Module. Dank Intranet bekommen Sie Übersicht und Möglichkeit einer einfachen und intuitiven Arbeit mit allen Modulen sowie Ihren Systemen.

Intranet-Bestandteile sind:

  • Telefonlisten
  • Wikipedia
  • Publizieren von Dokumenten
  • Firmenbulletin
  • Media Monitor
  • Fotogalerie
  • Kalender
  • Diskussionsforum
  • Verwaltung von Zugangsrechten in die einzelnen Applikationsteile gemäß den Benutzern oder Benutzergruppen
  • Zentrale Einstellung der Schlüssellisten
  • Verwaltung der Sprachversionen
  • … und weitere Funktionen

Wir passen das Intranet vollständig an Sie an

sowohl die Graphik, als auch die Struktur der einzelnen Applikationsteile im Anschluss an Ihre Prozesse.

Dokument verwaltung

Stellen Sie sich auch sämtliche Revisionsberichte, Handbücher zu den Technologien, technologische Verfahren, Verordnungen, Informationen über die Objekte an einer Stelle vor.

In der zentralen Speicherstätte mit Unterstützung der Speicherung und Teilung im Rahmen der Gesellschaft, Projekte, einzelner Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie alle notwendigen Informationen leicht, schnell und von jedem Ort aus.

Hauptfunktionen:

  • Alle Firmendokumente online, jederzeit und von jedem Ort aus immer zugänglich. Bei jedem Dokument können Sie seine Gültigkeit sowie Wirksamkeit sehen.
  • Unterstützung der Zusammenarbeit dank der Teilung von Schlüsseldokumenten quer durch die Firma für berechtigte Benutzer.
  • Schnelle Suche in eigenen, Firmen-, Team- sowie Projektdokumenten.
  • Ein hohes Maß an Sicherheit dank zentraler Speicherung und der Möglichkeit der Verfolgung von Benutzeraktivitäten.
  • Bekanntmachungen per E-Mail auf wichtige Dokumente.

Bestellungen

Stellen Sie sich den intuitiven Prozess der Waren- und Dienstleistungsbestellung vor. Vom Bestellschein, über seine interne Genehmigung, Bestellungserstellung bis zur Rechnungsstellung. Das alles in Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen und -limits an einer Stelle, einfach und mit Anschluss an weitere Systeme.

Der Benutzer ersucht z. B. um die Bestellung des Bürobedarfs oder eines anderen Materials. Der Bestellschein geht durch den Genehmigungsworkflow bis zur Erstellung einer Bestellung. Dieser Workflow kann völlig an Ihre Prozesse angepasst werden genauso wie in anderen Systemteilen.

Sie können die Bestellscheine entweder mit Hilfe des Moduls Helpdesk, d.h. des beiderseitigen Kommunikationskanals (für weniger spezifische Bestellscheine), oder direkt des Moduls Bestellungen unter Anwendung der getrennten Agenda (nummerischer Reihe) „Bestellscheine“ bearbeiten.

Nach der Abstimmung des Bestellscheins wird der Prozess mit der Erstellung der Bestellung fortgesetzt. Das Modul Bestellungen ermöglicht auch, mit dem Genehmigungsworkflow zu arbeiten. Nach der Bestellungsgenehmigung generiert das System die Bestellung im PDF-Format selbst nach der Vorlage und schickt sie an den Lieferanten zur Erfüllung. Der Workflow von Bestellungen muss nicht mit der Bestellungssendung an den Lieferanten enden, sondern kann auch auf den Bestellungsstatus „Ware geliefert“ oder „Rechnung angenommen“ fortsetzen. Das System verweist von der Bestellung auf die Rechnung, die damit zusammenhängt und als „Angenommene Rechnung“ im System erfasst wird.

Rechnungs genehmigung

Nachdem Ihnen die Ware geliefert worden ist, schickt der Partner eine Rechnung, die Sie ins Modul „Rechnungsgenehmigung“ entweder durch manuelle Eingabe oder in digitalisierter Form (OCR Entnahme) eintragen können. Die eigentliche Rechnung kann ins System im PDF-Format eingespielt werden.

Bei der Rechnungsgenehmigung können Sie den Workflowprozess wieder nach Ihren Bedürfnissen einstellen. Wenn in der Rechnung die Bestellnummer angeführt wird, paart das System die Bestellung mit der angenommenen Rechnung, vergleicht den Betrag und wenn die Beträge übereinstimmen, schickt es die Rechnung weiter zur Verbuchung.

Wenn der Betrag in der Rechnung mit der Bestellung nicht übereinstimmt, verläuft die Genehmigung anders und die Rechnung kann z. B. vom Auftraggeber genehmigt werden.

Nachdem Sie die Rechnung sachlich genehmigt haben, folgt oft die Beurteilung der formalen Richtigkeit, die vom Buchhalter durchgeführt wird. Wenn die Rechnung vom Buchhalter abgestimmt wird, kann sie über die Integrationsschnittstelle ins Buchhaltungssystem des Kunden exportiert werden.

Dienstreise aufträge

Das Modul Dienstreiseaufträge erleichtert die Erfassung und Abrechnung inländischer sowie ausländischer Dienstreisen auch mit allen Erfordernissen im Einklang mit der gültigen Gesetzgebung.

Die ausgestellten Dienstreiseaufträge und Dienstreiseabrechnungen können Sie auf dem Formular für den gültigen Dienstreiseauftrag drucken. Dank des Genehmigungsprozesses läuft alles schnell, bequem und an einem Ort.

Registrierung von Verträgen

Steuern Sie Ihre Vertragsbeziehungen und Verträge mit den Partnern mit Hilfe des INSIO-Systems. Erfassen Sie die Grunddaten über den Partner und den Vertrag, wie Vertragstyp, -gegenstand, -dauer und -wirksamkeit und viel mehr.

Zur Vertragskarte kann eine beliebige Dokumentenzahl angehängt werden. Dank der Funktion unter- und übergeordneter Verträge steuern Sie die Lebenszyklen und Ergänzungen Ihrer Verträge. Ähnlich wie andere Module arbeiten auch die Verträge mit dem Workflow. Der Vertrag kann deshalb von der administrativen Unterstützung (Support) eingetragen werden und die Buchhaltung kann ihn nur genehmigen, bevor der Vertrag eventuell zur endgültigen Genehmigung kommt, z. B. zum Direktor oder einer anderen zuständigen Person.
Bei jedem Liefervertrag können Sie ein Limit festsetzen, das danach bei den Bestellungen verfolgt wird. Über den Rahmen des festgesetzten Vertragslimits hinaus kann die Bestellung nicht erstellt werden. Bei den Verträgen kann auch ein Hinweis auf das sich nähernde Gültigkeits- oder Wirksamkeitsende eingestellt werden.

Datenboxen und Posterfassung

Effiziente Erfassung der geschickten und eingegangenen Post. Sie schließen das System zusätzlich auch an Ihre Datenboxen und E-Mail-Postfächer leicht an.

Hauptfunktionen

  • Suche in den Datennachrichten
  • Archivierung von Nachrichten
  • Steuerung der Benutzerrechte für die einzelnen Datenboxen
  • In größeren Firmen erfüllt das Modul die Funktion einer vollwertigen Posteinlaufstelle und eines vollwertigen elektronischen Postvertriebs an die Adressaten.
  • Ins Modul können auch Postdatennachrichten aufgenommen werden, die eine Alternative der eingeschriebenen Post darstellen.

Energie wirtschaft

Vereinfachen Sie den Betrieb der Energiewirtschaft und ihre Auswertung.

Die Energiewirtschaft erfasst Zähler und Abnahmestellen, die baumartig wie Hauptstellen und untergeordnete Stellen geordnet werden können. Sie ermöglicht die elektronische Erfassung von Stromablesungen und Verbrauchsbewertungen in übersichtlichen Graphen einschließlich der Möglichkeit eines Vergleichs mit der vorherigen Periode.

  • Erfassung von Abnahmestellen und Zählern
  • System, das die Abschaltung eines Zählers von der Abnahmestelle und den Anschluss eines anderen unterstützt (wegen Störung, Austausch, Revision)
  • Definition von Hauptzählern und untergeordneten Zählern
  • Verfolgung der Verbrauchsentwicklung der einzelnen Anlagen
  • Auswertungen mit Hilfe von Grafen einschließlich des Vergleichs mit der vorherigen Periode
  • Bei der Auswertung ermöglicht das System den automatischen Zusammenschluss der Medieneinheiten (m3, kWh, MJ) so, dass sie gemeinsam ausgewertet werden können (z. B. wenn Sie die Gesamtenergieeffizienz und Vergleiche von Gebäuden erfahren möchten)
  • Ablesungen von Zählern, mehrstufige Genehmigung von Ablesungen (Eintragung – Sperrung – Genehmigung)
  • Getrenntverbuchung der Kosten auf die einzelnen Mieter
  • Übersichten von Messungen und die Überwachung von Störungen oder Undichtigkeiten gewähren Ihnen die Kontrolle der Technologiennutzung und bringen Einsparungen verbrauchter Energien

Geplante Instandhaltung

Dank der Instandhaltungs- und Revisionsplanung mit dem System INSIO sichern Sie einen kontinuierlichen und problemlosen Betrieb Ihrer Gebäude, Anlagen und Maschinen.

Sie bekommen eine übersichtliche Erfassung der geplanten Instandhaltung und Revisionen aller Anlagen und Technologien oder Planung und Durchführung obligatorischer Kontrollen und Reparaturverfolgung. Diese ermöglicht Ihnen den Instandhaltungs- und Revisionsplan zu definieren, welche Tätigkeiten ausgeübt werden, wer und an welchen Anlagen diese Tätigkeiten und mit welcher Periodizität durchführen wird.

Die einzelnen Technologien und Anlagen können in übersichtliche Sektionen getrennt oder als zusammenfassende Aufstellung aller Technologien im Gebäude dargestellt werden. Gleichzeitig können Sie dazu standardisierte Instandhaltungspläne zuordnen, die Sie für die einzelnen Anlagen als Vorlagen definieren.

Das System kontrolliert die Einhaltung des Revisionstermins und im Falle eines nichtgeplanten Serviceeingriffs passt es automatisch den Plan künftiger Revisionen an. Der Plan kann eventuell auch manuell angepasst werden.

Jeder Anlage können Sie die Dokumentation der durchgeführten Revision oder Serviceleistung anhängen. In der Übersicht der Anlageinstandhaltung können Sie die Übersicht aller Serviceleistungen einschließlich der Einsichten in die angeschlossenen Protokolle abbilden.

Jeder Anlage können Sie die Dokumentation der durchgeführten Revision oder Serviceleistung anhängen. In der Übersicht der Anlageinstandhaltung können Sie die Übersicht aller Serviceleistungen einschließlich der Einsichten in die angeschlossenen Protokolle abbilden.

Dank der Übersicht der durchgeführten Arbeiten und der Möglichkeit der Bestellungsgenehmigungen haben Sie eine perfekte Übersicht über die Kosten für Serviceleistungen einzelner Technologien sowie die Gesamtkosten für das Gebäude. Durch die Planung regelmäßiger Servicekontrollen senken Sie die Instandhaltungskosten für Technologien.

Die Definition der Herangehensweise für die einzelnen Benutzer ermöglicht verschiedenen Benutzern verschiedene Zutrittsrechte nach den einzelnen Sektionen und Ausrichtungen ihrer Tätigkeit zuzuweisen.

Was bietet die geplante Instandhaltung und Revision alles an?

  • Details der einzelnen Anlagen
  • Instandhaltungs- und Revisionspläne
  • Übersichten der Instandhaltungsleistungen
  • Übersicht der untergeordneten Anlagen
  • Übersicht der Dokumente zu den einzelnen Anlagen
  • Stammdaten
  • Kostenübersicht für die Anlagen

HelpDesk

Gewinnen Sie einen leistungsfähigen Kommunikationskanal und das Helpdesk-System für die Vergabe und Lösung von Anforderungen.

Das Modul Helpdesk hilft Ihnen unerwartete Ereignisse von deren Anmeldung, über den Verlauf der Lösung, die Gliederung bis zur SLA- und Budgetverfolgung zu lösen. Verfolgen Sie die Anforderungen nach den Objekten, Kunden oder Technologien und halten Sie die Prozesse unter Kontrolle. Pflegen Sie gute Beziehungen mit Ihren Kunden dank des einheitlichen Kommunikationskanals und der Aufsicht über die SLA-Erfüllung.
Das System ermöglicht eine leichte Kommunikation zwischen der Zentrale und den Zweigstellen – Sie können die Anforderungen sowohl im Rahmen der einzelnen Abteilungen als auch auf die einzelnen Regionen oder Gebäude delegieren.

Hauptfunktionen

  • Erfassung der Anforderungen des Personals sowie der Kunden
  • Informationen über den Vorgang der Lösung und Gliederung von Anforderungen
  • Workflow und Anforderungszustände
  • Hinweise
  • Verfolgung der SLA-Erfüllung
  • Budgetüberwachung
  • Breite Möglichkeiten der Definition von Zutritten und Berechtigungen
  • Integration mit Systemen Dritter

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