Segmenti

Società di gestione e manutenzione

Gestite i propri dipendenti in giro in modo semplice ed efficiente e in un unico posto.

Ottenete una moderna piattaforma modulare per la gestione degli immobili, la manutenzione della tecnologia e la relativa documentazione legale, adattabile ai vostri processi e in grado di coprire la maggior parte delle esigenze della vostra azienda.

 

Il software automatizza i processi e comunica attivamente con gli utenti all’interno di workflow definiti tramite e-mail o applicazione mobile. Fornisce alla direzione dati analitici tramite dashboard e report.

 

Gestite la propria ditta in modo intelligente ed efficiente.

 

 

Funzionalità consigliate

Offerte

Gestite efficacemente le offerte inviate ai clienti. Registrate non solo le informazioni di base sull'argomento dell'offerta e sul richiedente, ma anche i costi esterni e interni ad essa associati e altro ancora.

Il sistema prepara un documento per il cliente in formato PDF, inclusi tutti i parametri del menu. Questo può essere inviato al cliente direttamente dal sistema. Se accettate l’offerta, il workflow passerà al modulo Gestione commesse. Il modulo consente di impostare qualsiasi workflow e collaborazione, ad esempio allo scopo di supervisione, monitoraggio dei risultati o altra reportistica.

Gestione commesse

Usufruite di una panoramica perfetta delle commesse aziendali e dello stato attuale della loro attuazione. Tenete sotto controllo scadenze, attività assegnate, budget e fatturazione.

La gestione delle commesse collega le funzioni di più moduli della piattaforma INSIO in modo che sia possibile gestire la commessa da una sola postazione, a partire dall’offerta fino alla creazione di contratti, ordini, budget, attuazione, fatturazione e tutte le altre attività correlate.

Funzioni principali:

  • Registri chiari delle commesse dell’azienda
  • Nell’ambito della registrazione è possibile impostare i dati da registrare per le commesse in base alle proprie esigenze – per es. il nome dell’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice, il numero del contratto o la sua priorità o eventualmente la struttura (ad esempio, come appariranno i numeri del contratto).
  • Collegamento al modulo delle attività – per la commessa creata è possibile assegnare ai dipendenti attività pertinenti relative all’attuazione della commessa.
  • Collegamento al modulo rapporti di lavoro – il lavoro eseguito per una determinata commessa può essere registrato nei report di lavoro direttamente per la data commessa.
  • Facile ricerca delle commesse registrate in base a vari criteri – per es. l’aggiornamento della commessa, il numero o il nome della commessa.
  • ● È possibile assegnare vari diritti di accesso ai dipendenti per le commesse create – per es. accesso solo alle commesse in cui è elencato il dipendente o accesso a tutte le commesse.

Ordini

Immaginate un processo intuitivo per ordinare beni e servizi. Dalla richiesta, alla sua approvazione interna, fino alla creazione dell'ordine e alla fatturazione. Il tutto in conformità con le condizioni e i limiti in un unico posto, in tutta facilità e con la connessione ad altri sistemi.

Per esempio, l’utente richiede un ordine di forniture per ufficio o altri materiali. La richiesta passa attraverso il workflow di approvazione fino alla creazione dell’ordine. Questo workflow, come in altre parti del sistema, è completamente adattabile ai vostri processi.
È possibile elaborare le richieste sia tramite il modulo Helpdesk, ovvero un canale di comunicazione bidirezionale (per richieste meno specifiche), sia direttamente tramite il modulo Ordini, utilizzando un’agenda separata (serie di numeri) nota come “Richieste”.
Dopo aver approvato la richiesta, il processo prosegue con la creazione dell’ordine. Il modulo Ordini consente inoltre di lavorare con il workflow di approvazione. Dopo aver approvato l’ordine, il sistema stesso genera l’ordine in PDF secondo il modello e lo invia al fornitore per l’evasione. Il workflow degli ordini non termina necessariamente con l’invio dell’ordine al fornitore, ma può anche continuare con lo stato “Merce consegnata” o “Fattura ricevuta”. In base all’ordine, il sistema fa riferimento alla fattura ad esso collegata; e la data fattura viene registrata nel sistema come “Fattura ricevuta”.

Registri dei contratti

Gestite i propri rapporti contrattuali e i contratti con i partner utilizzando il sistema INSIO. Registrate le informazioni di base sul partner e sul contratto, come il tipo di contratto, l'oggetto, la validità e l'efficacia e molto altro.

Alla scheda del contratto può essere allegato qualsiasi documenti, senza limitazioni di numero. Gestite i cicli di vita e le modifiche ai contratti attraverso la funzione contratti subordinati e superiori.
Come altri moduli, i contratti funzionano con il workflow. Pertanto, il contratto può essere registrato dal supporto amministrativo e l’ufficio contabilità può solo approvarlo prima che possa essere approvato definitivamente, ad esempio, dal direttore o da un’altra persona competente.
È possibile impostare un limite per ogni contratto di un fornitore, che viene quindi monitorato nell’ambito degli ordini. Non è possibile creare un ordine oltre il limite del contratto specificato.
Per i contratti possono essere impostati avvisi relativi ad imminente scadenza o data di efficacia.

Approvazione delle fatture

Dopo che la merce vi sarà stata consegnata, il partner invierà una fattura che potete inserire nel modulo "Approvazione fattura", tramite inserimento manuale o in forma digitalizzata (estrazione OCR). La fattura stessa può essere caricata nel sistema in formato PDF.

Durante l’approvazione delle fatture è possibile impostare nuovamente il processo del flusso di lavoro in base alle proprie esigenze. Se la fattura riporta il numero dell’ordine, il sistema abbina l’ordine alla fattura ricevuta, confronta l’importo e (se gli importi sono uguali) inoltra la fattura per la registrazione.

Se l’importo in fattura non corrisponde all’ordine, l’approvazione avviene in modo diverso e la fattura può essere approvata per es. dal committente.
All’approvazione della fattura segue spesse volte una valutazione formale della correttezza da parte del contabile. Se la fattura è approvata dal contabile, potrà essere esportata nel sistema contabile del cliente tramite l’interfaccia di integrazione.

Magazzini

Un magazzino in cui avete una panoramica di tutto. Maggiore semplicità nella registrazione e nell’accesso alle informazioni sulla gestione magazzino, stato magazzino, giacenze, ubicazione delle merci, ecc.

Il sistema consente l’emissione di incassi ed esborsi, reportistica, valutazione finanziaria del magazzino, valutazione all’interno di casi aziendali e, per esempio, valutazione preliminare del magazzino e successiva rettifica dalla fattura ricevuta.

Supportiamo anche registrazioni speciali, come magazzini temporanei mobili o magazzini personalizzati, dove è possibile stoccare merci e materiali direttamente in relazione alla commessa.

E ovviamente è garantito anche il collegamento con i moduli degli ordini e delle fatture ricevute.

Funzioni principali

  • ricevute
  • esborsi
  • trasferimenti
  • schede di magazzino

HelpDesk

Ottenete un potente canale di comunicazione e un sistema di helpdesk per l'inserimento e la risoluzione delle richieste.

Il modulo Helpdesk vi aiuterà a gestire gli eventi imprevisti a partire dalla loro segnalazione, avanzamento della soluzione, eventuali ripartizioni, fino al monitoraggio degli SLA e dei budget.

Tenete traccia dei requisiti per oggetto, cliente o tecnologia, al fine di mantenere i processi sotto controllo. Mantenete buoni rapporti con i propri clienti attraverso un canale di comunicazione unificato e il monitoraggio della conformità agli SLA.
Il sistema consente una facile comunicazione tra la sede centrale e le filiali – è possibile delegare le richieste sia all’interno dei singoli reparti sia a singole aree o edifici.

Funzioni principali

  • Registro dei requisiti dei dipendenti e dei clienti
  • Informazioni sul processo di soluzione e ripartizione dei requisiti
  • Workflow e stati delle richieste
  • Avvisi
  • Monitoraggio della conformità agli SLA
  • Monitoraggio del budget
  • Ampie possibilità di definizione degli accessi e delle autorizzazioni
  • Integrazione con sistemi di terze parti
  • Applicazione mobile

Manutenzione programmata

Ottenete un potente strumento per registrare gli elementi di manutenzione e per gestire tutte le attività pianificate.

Ottenete un registro chiaro della manutenzione pianificata e delle revisioni di tutte le apparecchiature e tecnologie o della pianificazione ed esecuzione delle ispezioni obbligatorie e monitoraggio delle riparazioni. Tutto ciò permette di definire un piano di manutenzione e ispezione, il tipo di attività da eseguire, le persone e le attrezzature che eseguiranno il lavoro e la periodicità di esecuzione.

Le singole tecnologie e dispositivi possono essere suddivisi in sezioni specifiche o visualizzati come quadro complessivo di tutte le tecnologie situate nell’edificio. Allo stesso tempo, potete assegnare loro piani di manutenzione standardizzati, che definirete come modelli per i singoli dispositivi.

Il sistema verifica il rispetto del termine di revisione e, in caso di intervento di servizio non pianificato, adegua automaticamente il piano per future revisioni (o eventualmente è possibile modificare il piano manualmente).

A ciascun impianto è possibile allegare la documentazione relativa all’ispezione o alla manutenzione eseguita. Nella panoramica della manutenzione del dispositivo è possibile visualizzare un quadro di tutte le operazioni di servizio, comprese le anteprime dei protocolli allegati.

Grazie ad una panoramica del lavoro svolto e alla possibilità di approvare gli ordini, si ha un quadro perfetto dei costi di manutenzione delle singole tecnologie nonché dei costi totali dell’edificio. Programmando regolari ispezioni di servizio ridurrete i costi di manutenzione della tecnologia.

La definizione dell’accesso per singoli utenti consente di concedere diversi diritti di accesso a diversi utenti in base alle singole sezioni e al carattere delle loro attività.

Cosa offrono la manutenzione programmata e le ispezioni programmate?

  • Dettagli dei singoli impianti
  • Piani di manutenzione e ispezione
  • Rapporti di manutenzione
  • Panoramica degli impianti subordinati
  • Panoramica dei documenti per i singoli impianti
  • Dati di matrice
  • Panoramica dei costi degli impianti
  • Applicazione mobile

Perché scegliere INSIO

Piattaforma web al 100%

non è necessario installare alcun software, è sufficiente un browser Internet.

L'applicazione mobile

vi aiuterà quando lavorate fuori. Non è estranea alle tecnologie GPS, NFC, QR o codici a barre e può essere scaricata per telefoni cellulari Apple o Android.

Facile integrazione

con le vostre applicazioni esistenti (SAP, MS Dynamics AX, sistemi ERP, contabilità, buste paga e altri programmi).

Design moderno

facile da usare, interfaccia utente intuitiva, funzionamento facile, aspetto adattato alla vostra identità.

Massimo livello di sicurezza

dei vostri dati con l’ausilio di crittografia, protocollo SSL, audit esterni e test di penetrazione dell'applicazione e archiviazione dei dati.

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, personalizzazione e comportamento dell'applicazione. Controllo centralizzato di elenchi di codici e autorizzazioni.

Ottimizzato per la velocità

di lavoro. L'applicazione è veloce e non rallenterà neanche con una grande quantità di dati elaborati.

L'applicazione è multilingue

Anche i colleghi stranieri possono utilizzare l'applicazione nella propria lingua.

Benefici

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costi di avviamento zero

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pagate solo per ciò che utilizzate realmente

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non avete bisogno di una propria infrastruttura IT

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