Moduly

Navíc můžete evidovat i další údaje o partnerovi, předmět nabídky, její stav, kontaktní osoby atd. Modul umožňuje nastavení libovolného workflow a spolupráce, například za účelem dohledu či reportingu. Jakmile se příležitost posune do příslušného stavu, workflow se přesouvá do modulu Nabídky.

Systém připraví dokument pro klienta ve formátu PDF včetně všech parametrů nabídky. Ten můžete přímo ze systému odeslat zákazníkovi. Pokud tuto nabídku akceptuje, workflow Vás posune do modulu Řízení zakázek.

Modul umožňuje nastavení libovolného workflow a spolupráce, například za účelem dohledu, sledování úspěšnosti či jiného reportingu.

Řízení zakázek propojuje funkce více modulů platformy INSIO tak, aby bylo možné zakázku řídit z jednoho místa od nabídky přes tvorbu smluv, objednávek, rozpočtů, realizace, faktury a vším ostatním co s ní souvisí.

Hlavní funkce:

• Přehledná evidence firemních zakázek
• V rámci evidence je možné nastavit , jaká data budou podle Vašich potřeb u zakázek evidována – např. název zakázky, zadavatel, číslo zakázky či její priorita, případně i v jaké struktuře (např. jak budou vypadat čísla zakázek).
• Propojení na modul úkoly – u vytvořené zakázky je možné zadávat relevantním pracovníkům úkoly související s realizací zakázky.
• Propojení na modul výkazy práce – odvedenou práci u dané zakázky je možné zapisovat do výkazů práce přímo u zakázky.
• Snadné vyhledávání zapsaných zakázek dle různých kritérií – např. aktuálnost zakázky, číslo či název zakázky.
• K vytvořeným zakázkám je možné zadávat zaměstnancům různá přístupová práva – např. přístup jen k zakázkám, kde je daný zaměstnanec uveden či přístup ke všem zakázkám.

Díky tomuto modulu snadno vystavíte Vy sami nebo třeba Váš technik v terénu fakturu za odvedenou práci a rovnou ji přímo ze systému odešlete svým obchodním partnerům. Zároveň se faktura propíše do Vašeho účetního systému. Případně ji můžete uložit ve formátu pdf a odeslat e-mailem nebo ji vytisknout. Díky možnosti nastavení periodické fakturace se nebudete muset starat o již zaběhlé procesy a vztahy.

Hlavní funkce:

• Možnost nastavení obecných údajů na fakturách dle potřeb.
• Údaje o odběrateli je možné načítat dle IČ, z modulu CRM či z již dříve vytvořených faktur.
• Vystavené faktury je možné nechat odeslat či vytisknout.
• Před odesláním faktury je možné k vystavené faktuře připojit přílohy – např. podrobný rozpis prací, ceník.
• Jednotlivé události ohledně faktury jsou evidovány ve workflow (příprava faktury, ke schválení, faktura odeslána atd.).
• Do modulu je možné nastavit různá přístupová práva uživatelům pro čtení/vytváření/mazání faktur.
• Ve vystavených fakturách je možné vyhledávat dle různých kritérií.
• Přehledná evidence vystavených faktur s možností vyznačení již uhrazených faktur.

Ke kartě smlouvy je možné přiložit libovolný počet dokumentů. Díky funkci podřízených a nadřízených smluv řiďte životní cykly a dodatky svých smluv.

Podobně jako ostatní moduly, tak i smlouvy pracují s workflow. Smlouvu tedy může zapsat administrativní podpora a účetní oddělení ji může už jen schválit, než se případně dostane na finální schválení například k řediteli či jiné kompetentní osobě.

U každé dodavatelské smlouvy si můžete stanovit limit, který je poté sledován v rámci objednávek. Nad rámec stanoveného limitu smlouvy nelze objednávku vytvořit.

U smluv lze také nastavit upozornění na blížící se konec platnosti či účinnosti.
Práce se smlouvami z mobilní aplikace je také samozřejmostí.

Uživatel zažádá například o objednání kancelářských potřeb či jiného materiálu. Žádanka projde schvalovacím workflow až k tvorbě objednávky. Toto workflow, tak jako i v ostatních částech systému, je plně přizpůsobitelné Vašim procesům.

Žádanky můžete zpracovávat buď prostřednictvím modulu Helpdesk, tedy oboustranného komunikačního kanálu (pro méně specifické žádanky) nebo přímo modulem Objednávky, za využití oddělené agendy (číselné řady) „Žádanky“.

Po odsouhlasení žádanky proces pokračuje tvorbou objednávky. Modul Objednávky také umožňuje pracovat se schvalovacím workflow. Po schválení objednávky systém sám dle šablony vygeneruje objednávku v PDF a zasílá ji dodavateli k plnění. Workflow objednávek nemusí končit pouze zasláním objednávky dodavateli, může pokračovat i na případné stavy „Zboží dodáno“, či „Faktura přijata“. Z objednávky systém odkazuje na fakturu, která se k ní váže a je evidována v systému jako „Faktura přijatá“.

Poté co je Vám zboží dodáno, zasílá partner fakturu, kterou můžete do modulu „Schvalování faktur“ zanést buď ručním zadáním nebo v digitalizované podobě (OCR vytěžení). Samotnou fakturu lze do systému nahrát ve formátu PDF.

Při schvalování faktur opět můžete nastavit proces workflow dle svých potřeb. Pokud je na faktuře uvedeno číslo objednávky, spáruje systém objednávku s přijatou fakturou, porovná částku, a pokud jsou si tyto částky rovny, posílá fakturu dále k zaúčtování.

V případě, že částka na faktuře nesouhlasí s objednávkou, schvalování probíhá odlišnou cestou a fakturu může schválit např. objednatel.

Poté, co fakturu schválíte věcně, často následuje posouzení formální správnosti, které provádí účetní. Pokud účetní fakturu odsouhlasí, může být přes integrační rozhraní exportována do účetního systému zákazníka.