Moduly

Komunikace

Intranet

Vstupní prostředí do vnitřního informačního systému a ostatních modulů. Díky intranetu získáte přehled 
a možnost jednoduché a intuitivní práce se všemi moduly i vašimi systémy.

Součástí intranetu jsou

  • Telefonní seznamy
  • Wikipedie
  • Publikování dokumentů
  • Firemní bulletin
  • Media monitoring
  • Fotogalerie
  • Kalendáře
  • Diskusní fórum
  • Správa přístupových práv do jednotlivých částí aplikace dle uživatelů nebo uživatelských skupin
  • Centrální nastavení číselníků
  • Správa jazykových verzí
  • … a další funkce

Intranet pro vás plně přizpůsobíme

jak grafickou podobu, tak strukturu jednotlivých částí aplikace v návaznosti na vaše procesy.

Datové schránky a evidence pošty

Efektivní evidence odeslané a přijaté pošty. Navíc systém snadno napojíte i na Vaše datové schránky.

Hlavní funkce

  • Vyhledávání v datových zprávách
  • Archivace zpráv
  • Řízení uživatelských práv pro jednotlivé datové schránky
  • Ve větších firmách plní modul funkci plnohodnotné poštovní podatelny a elektronické distribuce pošty k adresátům.
  • Do modulu lze také přijímat poštovní datové zprávy, které jsou alternativou pro doporučenou poštu.

HelpDesk

Získejte výkonný komunikační kanál a helpdeskový systém pro zadávání a řešení požadavků.

Modul Helpdesk Vám pomůže vyřešit nečekané události od jejich nahlášení, průběhu řešení, členění až po sledování SLA a rozpočtů.

Sledujte požadavky podle objektů, zákazníků nebo technologií a mějte tak procesy pod kontrolou. Udržujte dobré vztahy s Vašimi zákazníky díky jednotnému komunikačnímu kanálu a dohledu nad plněním SLA.
Systém umožňuje snadnou komunikaci mezi centrálou a pobočkami – požadavky můžete delegovat jak v rámci jednotlivých oddělení, tak i na jednotlivé regiony nebo budovy.

Hlavní funkce

  • Evidence požadavků zaměstnanců i zákazníků
  • Informace o postupu řešení a členění požadavků
  • Workflow a stavy požadavků
  • Upozornění
  • Sledování plnění SLA
  • Sledování rozpočtů
  • Široké možnosti definice přístupů a oprávnění
  • Integrace se systémy třetích stran

Obchod

Obchodní příležitosti

Řiďte efektivněji komunikaci se svými potenciálními zákazníky. Každý kontakt se zájemcem o zboží či službu máte přehledně zaznamenaný.

Navíc můžete evidovat i další údaje o partnerovi, předmět nabídky, její stav, kontaktní osoby atd. Modul umožňuje nastavení libovolného workflow a spolupráce, například za účelem dohledu či reportingu. Jakmile se příležitost posune do příslušného stavu, workflow se přesouvá do modulu Nabídky.

Nabídky

Spravujte efektivně nabídky odeslané vašim zákazníkům. Evidujte k nim nejen základní údaje o předmětu nabídky a poptávajícím, ale i externí a interní náklady s ní spojené a další.

Systém připraví dokument pro klienta ve formátu PDF včetně všech parametrů nabídky. Ten můžete přímo ze systému odeslat zákazníkovi. Pokud tuto nabídku akceptuje, workflow vás posune do modulu Řízení zakázek.

Modul umožňuje nastavení libovolného workflow a spolupráce, například za účelem dohledu, sledování úspěšnosti či jiného reportingu.

Řízení zakázek

Mějte perfektní přehled o firemních zakázkách a aktuálním stavu jejich realizace. Získejte kontrolu nad termíny, zadanými úkoly, rozpočty i fakturací.

Řízení zakázek propojuje funkce více modulů platformy INSIO tak, aby bylo možné zakázku řídit z jednoho místa od nabídky přes tvorbu smluv, objednávek, rozpočtů, realizace, faktury a vším ostatním co s ní souvisí.

Hlavní funkce:

  • Přehledná evidence firemních zakázek
  • V rámci evidence je možné nastavit , jaká data budou podle Vašich potřeb u zakázek evidována – např. název zakázky, zadavatel, číslo zakázky či její priorita, případně i v jaké struktuře (např. jak budou vypadat čísla zakázek)
  • Propojení na modul úkoly – u vytvořené zakázky je možné zadávat relevantním pracovníkům úkoly související s realizací zakázky
  • Propojení na modul výkazy práce – odvedenou práci u dané zakázky je možné zapisovat do výkazů práce přímo u zakázky
  • Snadné vyhledávání zapsaných zakázek dle různých kritérií – např. aktuálnost zakázky, číslo či název zakázky
  • K vytvořeným zakázkám je možné zadávat zaměstnancům různá přístupová práva – např. přístup jen k zakázkám, kde je daný zaměstnanec uveden či přístup ke všem zakázkám

Faktury vydané

Získejte jednoduchý a spolehlivý automatizovaný nástroj, který bude faktury připravovat a odesílat za Vás.

Díky tomuto modulu snadno vystavíte Vy sami nebo třeba Váš technik v terénu fakturu za odvedenou práci a rovnou ji přímo ze systému odešlete Vašim obchodním partnerům. Zároveň se faktura propíše do Vašeho účetního systému. Případně ji můžete uložit ve formátu pdf a odeslat e-mailem nebo ji vytisknout. Díky možnosti nastavení periodické fakturace se nebudete muset starat o již zaběhlé procesy a vztahy.

Hlavní funkce:

  • Možnost nastavení obecných údajů na fakturách dle potřeb.
  • Údaje o odběrateli je možné načítat dle IČ, z modulu CRM či z již dříve vytvořených faktur.
  • Vystavené faktury je možné nechat odeslat či vytisknout.
  • Před odesláním faktury je možné k vystavené faktuře připojit přílohy – např. podrobný rozpis prací, ceník.
  • Jednotlivé události ohledně faktury jsou evidovány ve workflow (příprava faktury, ke schválení, faktura odeslána atd).
  • Do modulu je možné nastavit různá přístupová práva uživatelům pro čtení/vytváření/mazání faktur.
  • Ve vystavených fakturách je možné vyhledávat dle různých kritérií.
  • Přehledná evidence vystavených faktur s možností vyznačení již uhrazených faktur.

Evidence smluv

Řiďte své smluvní vztahy a smlouvy s partnery pomocí systému INSIO. Evidujte základní údaje o partnerovi a smlouvě jako je její typ, předmět, platnost a účinnost a mnohé další.

Ke kartě smlouvy je možné přiložit libovolný počet dokumentů. Díky funkci podřízených a nadřízených smluv řiďte životní cykly a dodatky svých smluv.

Podobně jako ostatní moduly, tak i smlouvy pracují s workflow. Smlouvu tedy může zapsat administrativní podpora a účetní oddělení ji může už jen schválit, než se případně dostane na finální schválení například k řediteli či jiné kompetentní osobě.

U každé dodavatelské smlouvy si můžete stanovit limit, který je poté sledován v rámci objednávek. Nad rámec stanoveného limitu smlouvy nelze objednávku vytvořit.

U smluv lze také nastavit upozornění na blížící se konec platnosti či účinnosti.

Objednávky

Představte si intuitivní proces objednání zboží a služeb. Od žádanky, jejího interního schválení, tvorbu objednávky až po fakturaci. To vše v souladu se smluvními podmínkami a limity na jednom místě, jednoduše a s napojením na další systémy.

Uživatel zažádá například o objednání kancelářských potřeb, či jiného materiálu. Žádanka projde schvalovacím workflow až k tvorbě objednávky. Toto workflow, tak jako i v ostatních částech systému, je plně přizpůsobitelné Vašim procesům.

Žádanky můžete zpracovávat buď prostřednictvím modulu Helpdesk, tedy oboustranného komunikačního kanálu (pro méně specifické žádanky) nebo přímo modulem Objednávky, za využití oddělené agendy (číselné řady) „Žádanky“.

Po odsouhlasení žádanky proces pokračuje tvorbou objednávky. Modul Objednávky také umožňuje pracovat se schvalovacím workflow. Po schválení objednávky systém sám dle šablony vygeneruje objednávku v PDF a zasílá ji dodavateli k plnění. Workflow objednávek nemusí končit pouze zasláním objednávky dodavateli, může pokračovat i na případné stavy „Zboží dodáno“, či „Faktura přijata“. Z objednávky systém odkazuje na fakturu, která se k ní váže a je evidována v systému jako „Faktura přijatá“.

Schvalování faktur

Pracujte s přijatými fakturami efektivně - od načtení do systému za využití vytěžení (z fyzických faktur za využití skeneru a OCR, i vytěžením z e-mailové schránky), přes schvalovací workflow až po sledování úhrad.

Poté co je Vám zboží dodáno, zasílá partner fakturu, kterou můžete do modulu „Schvalování faktur“ zanést buď ručním zadáním nebo v digitalizované podobě (OCR vytěžení). Samotnou fakturu lze do systému nahrát ve formátu PDF.

Při schvalování faktur opět můžete nastavit proces workflow dle svých potřeb. Pokud je na faktuře uvedeno číslo objednávky, spáruje systém objednávku s přijatou fakturou, porovná částku, a pokud jsou si tyto částky rovny, posílá fakturu dále k zaúčtování.

V případě, že částka na faktuře nesouhlasí s objednávkou, schvalování probíhá odlišnou cestou a fakturu může schválit např. objednatel.

Poté co fakturu schválíte věcně, často následuje posouzení formální správnosti, které provádí účetní. Pokud účetní fakturu odsouhlasí, může být přes integrační rozhraní exportována do účetního systému zákazníka.

Personalistika

Personalistika a docházka

Všechny informace o zaměstnancích budete mít díky našemu řešení na jednom místě a v přehledné formě.

Pomocí personalistiky od INSIO software máte pod kontrolou veškeré procesy, které se týkají nástupu pracovníka, jeho zaměstnaneckého poměru, docházky, evidence přiděleného majetku a v neposlední řadě také výstupu.

Spolu s ostatními moduly jako jsou například údržba a kalendář, Vám Personalistika pomůže s každodenní evidencí docházky a práce Vašich zaměstnanců a připraví podklady pro mzdy.

Hlavní funkce

  • Adresář zaměstnanců
  • Organizační struktura
  • Osobní kalendáře zaměstnanců
  • Schvalování a čerpání dovolených
  • Evidence odměn a srážek
  • Měsíční výkazy docházek (podklady pro mzdy)

Cestovní příkazy

Modul Cestovní příkazy usnadňuje evidenci a vyúčtování tuzemských i zahraničních pracovních cest i se všemi náležitostmi dle platné legislativy.

Vystavené cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest můžete vytisknout na formuláři pro platný cestovní příkaz. Díky schvalovacímu procesu vše proběhne rychle, snadno a na jednom místě.

Správa a provoz

Plánovaná údržba

Získejte výkonný nástroj pro evidenci předmětů údržby a pro řízení veškerých plánovaných činností.

Získáte přehlednou evidenci plánované údržby a revizí všech zařízení a technologií či plánování a provádění povinných kontrol a sledování oprav. Umožní Vám definovat plán údržby a revizí, jaké činnosti budou vykonávány, kdo a na jakých zařízeních je bude provádět a s jakou periodicitou.

Jednotlivé technologie a zařízení lze dělit do přehledných sekcí nebo je zobrazovat jako souhrnný přehled všech technologií nacházejících se v budově. Zároveň k nim můžete přiřazovat standardizované plány údržby, které si pro jednotlivá zařízení nadefinujete jako šablony.

Systém kontroluje dodržování termínu revizí a v případě neplánovaného servisního zásahu automaticky upravuje plán budoucích revizí, případně je možné plán upravit i ručně.

Ke každému zařízení můžete přiložit dokumentaci provedené revize nebo servisu. V přehledu údržby zařízení si můžete zobrazit přehled všech servisních úkonů včetně náhledů do přiložených protokolů.

Díky přehledu provedených prací a možnosti schvalování objednávek máte perfektní přehled o nákladech na servis jednotlivých technologií i celkových nákladech na budově. Plánováním pravidelných servisních kontrol snížíte náklady na údržbu technologií.

Definice přístupu pro jednotlivé uživatele umožňuje udělovat různá přístupová práva různým uživatelům dle jednotlivých sekcí a zaměření jejich činnosti.

Co vše plánovaná údržba a revize nabízí?

  • Detaily jednotlivých zařízení
  • Plány údržby a revizí
  • Přehledy úkonů údržby
  • Přehled podřízených zařízení
  • Přehled dokumentů k jednotlivým zařízením
  • Matriční údaje
  • Přehled nákladů na zařízení

Energetické hospodářství

Zjednodušte si provoz energetického hospodářství a jeho vyhodnocování.

Eviduje měřidla a odběrná místa, která je možné řadit stromově jako hlavní a podřízené. Umožňuje elektronickou evidenci odečtů energií a vyhodnocení spotřeby v přehledných grafech včetně možnosti porovnání s předcházejícím obdobím.

  • Evidence odběrných míst a měřidel
  • Systém podporující odpojení jednoho měřidla z odběrného místa a připojení jiného (z důvodu poruchy, výměny, revize)
  • Definice hlavních a podřízených měřidel
  • Sledování vývoje spotřeby jednotlivých zařízení
  • Vyhodnocování pomocí grafů, včetně porovnání s předcházejícím obdobím
  • Při vyhodnocování systém umožňuje automatické sloučení jednotek médií (m3, kWh, MJ) tak, aby je bylo možné vyhodnocovat společně (napr. pokud byste chtěli znát energetické náročnosti a porovnání budov)
  • Odečty měřidel, několikastupňové schvalování odečtů (zápis – blokování – schválení)
  • Rozúčtování nákladů jednotlivým nájemcům
  • Přehledy měření a sledování úniků médií Vám dávají kontrolu nad využíváním technologií a přinášejí úsporu ve spotřebovaných energiích

Sklady

Sklad, ve kterém máte o všem přehled. Jednoduše evidujte a mějte po ruce informace o skladovém hospodářství, stavu skladu, zásobách, lokacích zboží atd.

Systém umožňuje vystavování příjemek a výdejek, reporting, finanční ohodnocení skladu, vyhodnocení v rámci obchodních případů a například i předběžné ohodnocení skladu a následné korekce z přijaté faktury.

Podporujeme i speciální evidence jako mobilní příruční sklady nebo zakázkové sklady, kdy zboží a materiál můžete naskladnit rovnou v návaznosti na zakázku.

Samozřejmostí je propojení s moduly objednávek a přijatých faktur.

Hlavní funkce

  • Příjemky
  • Výdejky
  • Převodky
  • Skladové karty

Rezervační systém

Zjednodušíte rezervace zasedacích místností, automobilů nebo jiných sdílených prostředků.

K každé kategorii můžete definovat samostatného správce rezervací. Ten definuje například jak dlouho dopředu, nebo na jakou minimální dobu je možné si prostředky rezervovat. To vše jednoduše i s podporou notifikací a opakujících se událostí.

Správa dokumentů

Představte si i veškeré revizní zprávy, manuály k technologiím, technologické postupy, vyhlášky, informace o objektech na jednom místě.

V centrálním úložišti s podporou ukládání a sdílení v rámci společnosti, projektů, jednotlivých oddělení, nebo pracovních skupin. Díky integrovanému fulltextovému vyhledávání snadno, odkudkoli a rychle najdete veškeré potřebné informace.

Hlavní funkce:

  • Všechny firemní dokumenty online, dostupné kdykoliv a kdekolivU každého dokumentu můžete vidět platnost i účinnost
  • Podpora spolupráce díky sdílení klíčových dokumentů napříč firmou pro oprávněné uživatele
  • Rychlé vyhledávání ve vlastních, firemních, týmových i projektových dokumentech
  • Vysoká míra bezpečnosti díky centralizaci ukládání a možnosti sledování aktivit uživatelů
  • Upozornění e-mailem na důležité dokumenty

Pasportizace

Evidence majetku a technologií.

Chcete efektivně spravovat svoji nemovitost a mít přesný přehled majetku, budovách a technologiích v nich na jednom místě? Technický pasport slouží k popisu majetku z technicky evidenčního hlediska veškerých technických zařízení, budov a ostatního movitého majetku. U každého zařízení jsou evidovány základní údaje o vlastním zařízení, výrobci, revizi, servisu, záruce a další.

Technická zařízení jsou rozdělena na kategorie:

  • technologické zařízení
  • vyhrazené technické zařízení
  • informační technologie
  • slaboproudé systémy, bezpečnostní a komunikační
  • zdravotnická technika

Technologický pasport je základem pro plánování a řízení údržby u zařízení.