PŘÍPADOVÁ STUDIE

Jak si společnost Altron poradila s IT konsolidací

Používané moduly systému: Komplexní ERP řešení: řízení nákupu, prodeje a zakázek. DMS, Servisní systém, Zákaznické helpdeskové řešení, Obchodní modul, Docházkový systém. Zákazníkem INSIO je od roku: 2017

Altron je již více než 30 let lídrem mezi dodavateli datových center a technologické infrastruktury pro kritické business aplikace na českém trhu. Má za sebou projekty se zvučnými jmény jako například Seznam.cz, Komerční banka, nebo mobilní operátor Oskar. Od roku 2013 má pobočku i v exotickém Ománu a dnes působí na širokém spektru trhů a odvětví, od telekomunikací přes energetiku, dopravu a logistiku, průmysl, bankovnictví, pojišťovnictví, státní správu, armádu, až po bezpečnostní složky státu.

Vyzpovídali jsme Generálního ředitele Martina Součka

Co je pro Vás v Altronu řekněme posláním a zároveň denním chlebem?

Posláním a hodnotami Altronu je na prvním místě spokojený zákazník, dále jednoduchost, rychlost a efektivita na cestě k požadovanému výsledku a v neposlední řadě inovace, ty jsou v našem oboru klíčové a pomáhají uspokojit i ty nejnáročnější zákazníky.

Altron je také odpovědná firma, která přemýšlí jakou planetu po sobě zanecháme pro své potomky. Proto navrhujeme ta nejšetrnější možná řešení a dokazujeme tím, že ekonomická a efektivní řešení mohou být zároveň ekologická.

Co pro vás v Altronu znamená slovo inovace?

Inovace nás provází celou naší historii, jsou naši podstatou, jak směrem našim zákazníkům, tak v našem vlastním fungování. Oblast IT je odjakživa velice živelně se rozvíjející obor, firma musí vlastně již s předstihem reagovat na rychle přicházející inovace a nové technologie. Nestačí jen držet krok, musíte být před konkurencí, abyste uspěli. Nejlepší cestou k tomu je inovace sami tvořit a přinášet.
Ostatním pak nezbývá, než se více, či méně úspěšně snažit, držet krok.

Někdy tato živelnost ale přináší příliš rychlá rozhodnutí a změny, která ve výsledku netvoří tak efektivní a životaschopný celek. Stalo se nám to třeba v případě interních IT systémů. Možnosti digitalizovat interní fungování přicházely postupně a řešení nabízely samostatné aplikace, které se na trhu objevovaly v různých obdobích a stály na různých technologiích a principech. V jednu chvíli jsme tedy používali mnoho aplikací a systémů, které na sebe mnohdy neměli ani integrace a uživatelé se museli učit mnoho různých logik a postupů, jak je ovládat a data přenášet ručně, nebo dokonce přepisovat z jedné aplikace do druhé. Sjednocení a modernizace tohoto fungování sice nezadržitelně stoupalo v žebříčku priorit, nikomu se do něj ale moc nechtělo. Považovali jsme to zkrátka za příliš velké i nákladné a v tomto světle dostávali stále přednost zákaznické a jiné menší projekty.

Jednoduchost řešení situace jsme si uvědomili, ve chvíli  kdy jsme chtěli zavést zákaznický helpdesk. Jedna z nabízených aplikací byla mnohem širší, pokrývala téměř všechny naše potřeby, její moduly na sebe navazovaly a logicky propojovaly všechny procesy, které jsme buď řešili v samostatných aplikacích, nebo po různých tabulkách a mailech. 

Helpdesk vybíral ředitel servisního oddělení a velice se mu zamlouvala myšlenka propojení s ekonomickým řízením, sledování nákladů na support až do detailu jednotlivého zákazníka. Na další jednání s dodavatelem systému INSIO pozval tedy i finančního ředitele. Jemu se myšlenka také líbila a zároveň si všiml možností modulu personalistiky a třetí jednání se společností INSIO Software již probíhalo na úrovni majitele a řeč nebyla o ničem menším než o komplexním ERP systému ekonomického řízení, DMS oběhu dokumentů, Helpdesku a řízení pravidelného servisu zařízení instalovaných u našich zákazníků.

Jaké kroky musel Altron pro IT konsolidaci udělat?

První na řadě byla revize a vizualizace našeho vlastního fungování, popsání a nakreslení interních schvalovacích a pracovních procesů v oblastech ekonomického řízení, objednávání zboží, schvalování i vystavování faktur a celého obchodního řízení, interních žádanek a schvalování, zákaznické podpory, řízení servisu a mnohém dalším.

Tento první krok sice nebyl čistě na nás, analytici z INSIO Software plnili svou roli na jedničku, ale i přesto jsme si uvědomili, že nadšení ze snadného a rychlého přechodu, nalití dat a administrovatelného nastavení integrací, které INSIO zajistilo, musí předcházet velký kus práce na analýzách, přípravě a nastaveních našich vlastních procesů. 

Jak konkrétně spolupráce s INSIO vypadala?

Na začátku byla už zmíněná analýza a rozfázování projektu. Zprovozňování modulů bylo na základě doporučení analytiků INSIO Software postupné, po malých skupinách, rozdělených a zpracovávaných po jednotlivých firemních potřebách, činnostech a procesech. 

Z každé iterace jsme se učili ta další pak byla snazší a výsledek lepší. 

Abychom minimalizovali případné negativní dopady na zákazníky a obchodní partnery, začali jsme jednoduššími interními agendami. První na řadě byl interní Helpdesk, objednávky a schvalování faktur. Následovala Evidence pošty, partnerů a majetku. Nakonec přišla také personalistika v rozsahu evidence zaměstnanců. Tím jsme do systému v zavedli uživatele. Následně jsme mohli pracovat na uživatelských skupinách, rolích a oprávněních a všechny moduly tak logicky propojit.

Dále navazovaly některé externí integrace. Například NextCloud jako úložiště souborů a účetního systému Money S3, který používá náš externí dodavatel a dokázali jsme tak efektivně outsourcovat účetnictví. Integrace byly na straně INSIO v podstatě připraveny a nešlo tedy o nic složitého, ale zvláště  zpracování faktur to nesmírně ulehčilo a zpřehlednilo. 

Po těchto všech zkušenostech bylo zavedení zákaznického helpdesku a faktur vydaných i s kontrolou existence a správnosti příslušné objednávky doslova hračkou. Dostali jsme se pak dokonce do fáze paralelní přípravy rozšíření personalistiky o plánovač / výkazy práce a nejdůležitější části systému, která nám všechny již implementované funkce propojila a přinesla největší užitečnost, kterou jsme si od systému slibovali. Vlastně dnes s odstupem mohu říct, že naše předčila. Šlo o řízení zakázek. 

V modulu poptávky si dnes evidujeme výběrová řízení, sledujeme jejich průběh a výsledek. Současně v systému evidujeme nabídky a podle výsledku obojí překlápíme ideálně do zakázky. U té pak sledujeme všechna potřebná data, evidujeme smlouvy, rozpočty, fakturace a spoustu dalšího. Víme také naprosto přesně kolik práce jsme na zakázce odvedli, kolik materiálu na ni nakoupili atd. Zkrátka hned a na jednom místě vidíme rozpočet na obchodní případ, na jeden klik pak generujeme fakturu a prostřednictvím systému odesíláme zákazníkovi. Efektivita a přehled, jak o celku, tak jakémkoli detailu zakázky je nedocenitelný pro její vyhodnocení. Všechna data systému můžeme také zobrazit v tabulkových nebo grafických reportech, které jsou nutné pro strategické rozhodování. Celé to trvalo téměř 8 měsíců, ale na používání ERP INSIO jsme si přivykli velmi rychle a dnes nechápeme, jak jsme to mohli dělat bez něj. (smích) 

Kde vidíte největší prostor v digitalizaci do budoucna?

Pokud mám pohlédnout do budoucnosti, vidíme jí v hlavně v umělé inteligenci a IOT. Například v oblasti zákaznického servisu a preventivní údržby. IOT do této oblasti přináší takzvanou prediktivní údržbu. Umělá inteligence může díky čidlům sledovat zda například nedochází k nepravidelným výkyvům při čerpání energie z baterie, které by naznačovaly poruchu, nebo konec životnosti. Informace kombinuje s dlouhodobými daty již zaznamenaných případů a vyhodnotí možností typů poruch. Pokud jí dáme tu důvěru a svobodu, může dokonce sa objednat díly a servisní termín ještě dříve, než si zákazník jakýkoli problém uvědomí. Dojem spolehlivosti a péče poroste stejně jako zákaznická spokojenost a zisky.