PŘÍPADOVÁ STUDIE

Jak se NeoVize vypořádala s digitalizací

Používané moduly systému: DMS + HR. Nákupní objednávky, Schvalování faktur, Evidence smluv, Personalistika. Zákazníkem INSIO je od roku: 2014

Oční klinika NeoVize pečuje o zrak svých pacientů již od roku 2008. NeoVize je největší česko – slovenskou skupinou očních pracovišť, která poskytuje široké spektrum ambulantní a chirurgické oční péče. Kromě zdravotní péče provozuje NeoVize i síť očních optik, podílí se na řízení specializovaného dětského očního centra Kukátko a dvou nezávislých očních center v Praze a Trenčíně.

Dali jsme si kávu s finančním ředitelem Davidem Jelenem

Jak vypadá den v Neovizi? Co je Vaším posláním a zároveň denním chlebem?

Naší vizí je zpřístupnit a poskytovat moderní oční péči všem, kteří ji potřebují tak, aby jim lepší zrak přinášel lepší život. A to bez ohledu na druh onemocnění, nutný léčebný postup a sociální status. 

Naše mise a zároveň denní chléb spočívá v poskytování špičkové oční péče nejvyšší kvality. Jsme dynamická, inovativní a úspěšná síť očních klinik a ambulancí využívající nejmodernější technologie a postupy pro léčbu širokého spektra očních onemocnění.

Co pro Vás v NeoVizi znamená slovo inovace?

Uvedu to raději na příkladech. Ty za nás hovoří nejlépe.

Rok 2014 byl v tomto směru první velice výrazný a přinesl inovací hned několik.
V dubnu jsme na našich klinikách začali odstraňovat dioptrie laserovou metodou ReLEx Smile. Jedná se o nejšetrnější laserový zákrok současnosti. 

V září NeoVize zavedla systém digitální kanceláře INSIO. Online oběh a schvalování dokumentů velmi zjednodušil a zrychlil administrativní procesy ve firmě od personalistiky, evidence pošty až po schvalování a automatické odesílání faktur do účetního systému. Tato na první pohled pouze interní inovace, nám umožnila soustředit více naši pozornosti na péči a služby našim pacientům.

Poslední významnou inovací byl v roce 2018 nákup nejnovější verze femtosekundového laseru VisuMax pro odstraňování krátkozrakosti, dalekozrakosti a astigmatismu.

Jaké kroky musela NeoVize k přechodu na bezpapírovou kancelář udělat?

Dnešní doba je velmi dynamická a k prosperitě, možná i přežití firmy, je nutné rychle reagovat na každodenní změny. Byly jsme tedy odhodláni firmu inovovat a digitalizovat i za většího úsilí a jistých porodních bolestí. Předpokládali jsme také vysoké náklady na vývoj, IT infrastrukturu a další problémy. Žádná z komplikací se ale úplně nedostavila. Ve výběrovém řízení jsme zvolili společnost INSIO Software, ta nám tuto změnu velice usnadnila, jak jednoduchostí implementace jejich online řešení, tak svými zkušenostmi a proaktivním přístupem.

Jak konkrétně spolupráce s INSIO vypadala?

Původní záměr byl primárně usnadnit majiteli dohled nad fakturacemi a platbami, umožnit jednoduché schvalování a zpracování přijatých faktur. Cílem byl pořádek a přehled. Když jsme ale viděli aplikaci INSIO, uvědomili jsme si potenciál digitalizace a zejména technický a ekonomický ředitel se do ní doslova zamilovali. Nakonec jsme s kolegy z INSIO zavedli i moduly pro personalistiku, Tedy evidenci docházky a žádosti o dovolené, intranet a telefonní seznam, poštovní podatelnu a další.

Původního cíle jsme se ale drželi a začali s mapováním procesu zpracování a schvalování faktur. Jeho rozkreslení nám dokonce pomohlo vidět ho, jak se říká, z výšky a některé věci vyladit v procesu samotném. Dostáváme faktury na 18 firem a ty pak procházejí několikastupňovým schvalováním s mnoha různými možnostmi výsledku a dalšího postupu. To vše INSIO nejen snadno zvládlo zohlednit, ale navíc pomohlo modernizovat některé kroky do dosud netušených rozměrů. Například jsme díky integraci na systém OCR digitalizace dokumentů, zcela automatizovali proces zápisu faktur do systému umělou inteligencí, která se v reálném čase učí z chyb vlastní interpretace polí na různých formátech faktur, až ke správnosti čtení všech údajů na 99,8 %. Faktury a dokumenty nyní převádí do digitální podoby software, bez ručního přepisování. Na konci zpracování faktur je samozřejmě také integrace. Tentokrát na účetní systém, kam se schválené faktury automaticky přenášení k zaúčtování a proplacení. Systém nám zároveň u každé faktury kontroluje duplicity, zda k faktuře existuje objednávka, jestli nepřekračuje smluvní limit a samozřejmě zda ji vystavil zavedený dodavatel a požaduje platbu na k němu evidovaný bankovní účet. Nemusíme se tak obávat podvodů z jakékoliv strany.

Každý uživatel v aplikaci vidí jen to, co je pro něj relevantní a důležité. Hodně nám záleželo na jednoduchosti porozumění a používání. Vše je pro každého nastaveno přesně tak, jak je pro něj nejsmysluplnější. Ať už mluvíme o struktuře menu, přednastavených filtrech, nebo možnostech vidět a pracovat se záznamy v různých stavech workflow.

Penzum práce, které nám INSIO ušetřilo je opravdu obrovské. Kromě ušetřeného času a pořádku ve fakturách, velice oceňujeme také propojenost informací a snadno dostupná data pro rozhodování.

Kde vidíte největší prostor v digitalizaci do budoucna?

Spolupráce s INSIO od té doby probíhá v podstatě nepřetržitě. Společně pracujeme na dalších vylepšeních již používaných modulů a aktuálně řešíme zavedení interních žádanek a Helpdesku. Cílově bychom rádi do puntíku naplnili vizi bezpapírové kanceláře a veškeré pracovní záležitosti řešili na jednom přehledném místě, on-line a to jak z počítače, tak z mobilu.