PŘÍPADOVÁ STUDIE
Přehledné řešení procesu nákupních objednávek ve společnosti UNION
Používané moduly systému: Používané moduly systému: Komplexní řešení nákupu / DMS: Nákupní objednávky, Evidence smluv, Schvalování faktur přijatých Zákazníkem INSIO je od roku: 2020
Union poisťovňa, a. s., byla založena v roce 1992 a je jednou z nejzkušenějších pojišťoven na slovenském trhu. Nabízí širokou škálu produktů životního, neživotního a individuálního zdravotního pojištění jak pro individuální, tak i pro firemní klienty. Union je od roku 1997 dceřinou společností největší nizozemské pojišťovací skupiny Achmea. Díky tomu může Union čerpat rozsáhlé zkušenosti a know-how ze všech druhů pojištění z více zemí Evropy.
Pojišťovna Union je jak vedoucí pojišťovnou v oblasti cestovního pojištění, tak i průkopníkem v oblasti individuálního zdravotního pojištění. Má silné postavení ve vybraných segmentech neživotního pojištění, jakož i rostoucí kmen životního a individuálního zdravotního pojištění. Ve spolupráci se sesterskou společností Union zdravotná poisťovňa, a. s. nabízí Union na slovenském trhu komplexní řešení v oblasti zabezpečení péče o zdraví.
Objednávky a nákupní žádanky – výběr vhodného řešení
Společnost UNION potřebovala intuitivní nástroj pro řízení procesu objednávek, který by se opíral o zákonné normy a splňoval auditovatelnost dle účetních standardů IFRS16. Softwarová platforma měla do jednoho prostředí sjednotit dvě společnosti: UNION poisťovňa a UNION zdravotná poisťovňa. Z toho zároveň plynul požadavek na podrobné řízení uživatelských a programových oprávnění – například vymezení schválených dodavatelů pro každou z entit. I když společnost UNION používá informační systémy SAP a Microsoft, hledala řešení, které by se dalo nasadit v co nejkratším čase, bylo uživatelsky přívětivé pro široký rozsah uživatelů, a zároveň bylo licenčně a finančně akceptovatelné. Vize využití systému obsahovala i jeho budoucí rozšíření o další funkcionality evidence smluv a schvalování faktur.
Společnost UNION chtěla systém, který by ji pomohl efektivně řídit cashflow už na úrovni žádanek, tedy takový, který by umožnil predikci přijatých faktur dopředu. Zároveň měl systém zamezit manipulacím s objednávkami ex-post, tedy např. tvorbu zpětných objednávek. V neposlední řadě bylo cílem také sledovat čerpání prostředků v rámci provozních budgetů, kdy systém INSIO slouží jako zdroj dat pro tvorbu rozpočtů na nadcházející období.
V rámci pracovní skupiny společnosti UNION vzniklo zadání do výběrového řízení, do kterého byla přizvána i společnost INSIO Software. Mimo popsaných kritérií na systém, byly kladeny vysoké nároky také na zabezpečení aplikace, která měla být instalována on-premise, tedy ve vnitřním prostředí společnosti UNION. Jedním z dalších KO kritérií byla nutnost postavit řešení na bázi MS Sharepoint, jelikož společnost již disponovala uživatelskými licencemi.
Systém INSIO postoupil do užšího kola výběrového řízení stanovených společností UNION – jednak jej lze nasadit on premise, a také je integrovatelný s jinými systémy, v případě UNIONu se systémy SAP a již zmiňovaný MS Sharepoint.
I když je platforma INSIO vlastním vývojovým produktem společnosti INSIO Software a není tudíž postavena na bázi MS Sharepoint, výhodou bylo, že funkcionality, které by se v prostředí MS Sharepoint museli vyvíjet a konfigurovat má platforma INSIO nativně. Schvalovací workflow, nastavování středisek a skupin nákupů, mailová komunikace s dodavateli, nastavení uživatelských rolí a oprávnění – to jsou, mimo jiné, funkce, které umožňují uchopení a správné nastavení téměř jakéhokoliv procesu objednávek do platformy INSIO.
Nasazení systému INSIO
Pro zpřesnění požadavků na workflow, přípravu specifikace a konfigurační dokumentace, začínala implementace systému INSIO uspořádáním společného workshopu, v rámci kterého byly vyjasněny zmiňované oblasti. Vznikly a byly popsány požadavky na nastavení systému a jeho funkčnost, stejně tak jako vývojové úpravy a rozšíření, která bylo potřeba realizovat.
Po oboustranném odsouhlasení specifikace následovala vlastní implementace systému. Vznikla testovací i produkční instance a iterační metodou byly prezentovány jednotlivé konfigurační milníky. V rámci nasazení došlo také na vývoj integrace na systém SAP Vendor Master Data. Konkrétně byla realizována úprava otevřeného API na straně platformy INSIO pro umožnění přenosu údajů o dodavatelích mezi SAPem (jakožto účetním zdrojem) a systémem INSIO, který následně informace používá pro výběr z databáze certifikovaných dodavatelů. Zároveň je možné rozlišit pro kterou z entit je možné u daného dodavatele objednat. Dále byla nastavena synchronizace uživatelů s systémem, kdy systém INSIO automaticky načítá uživatele, kteří mají mít přístup do systému žádanek a objednávek, a přiděluje jim příslušná oprávnění na základě organizační struktury.
Veškerá konfigurace, včetně nastavení uživatelských rolí, workflow, oprávnění, schvalovacích limitů, tiskových sestav atp. proběhla na dálku a formou videokonferencí, jelikož se obě země nacházely v omezeních způsobených pandemií COVID-19.
Systém byl přeložen do slovenštiny a angličtiny dle specifického názvosloví společnosti UNION.
Po akceptaci konfigurace systému ze strany společnosti UNION proběhly 4 turnusy školení pro všechny uživatele systému. Byl vytvořen uživatelský manuál, který mají uživatelé k dispozici přímo v prostředí aplikace, ve které se v rámci práce s žádankami a objednávkami již pohybují. Systém byl následně předán do užívání.
Po zavedení systému byla pojišťovna UNION interně auditována a v rámci bezpečnosti a auditovatelnosti systému neshledala žádné vady.
Závěr
Implementací systému INSIO získala UNION pojišťovna nástroj, který ji efektivně řeší proces nákupu, od žádanky přes objednávku, komunikaci s dodavateli po sledování dodaného zboží. Systém je flexibilní, umí se přizpůsobit změnám v organizaci, procesech či oprávněních. Nakonec byli zaškoleni dva administrátoři, kteří drobné úpravy jako zavedení uživatele, nastavení oprávnění, úpravy workflow, zvládají sami.
V rámci podpory systému jsou poskytovány nejen aktualizace, ale na základě know-how společnosti INSIO, také metodologická podpora v oblasti designu a změn firemních procesů. Od doby nasazení aplikace ve společnosti UNION, došlo k rozšíření funkcionalit platformy například o modul Pokladny, který díky licenčnímu modelu SaaS může využít i UNION.