Segmenty

Správa a údržba hotelu

Zjednodušte si práci a řiďte své procesy správy hotelu a jeho zařízení snadno a z jednoho místa.

Získejte moderní modulární platformu, přizpůsobitelnou Vašim postupům a pokrývající potřeby správy nemovitostí. Software automatizuje procesy správy i řešení nečekaných událostí, aktivně komunikuje s uživateli v rámci definovaných workflow prostřednictvím e-mailu nebo mobilní aplikace. Řídí práci Vašich techniků a údržbářů, zároveň Vaše zaměstnance z front-officu informuje o technické bezvadnosti pokojů. Managementu poskytuje analytická data prostřednictvím dashboardů a reportů.

Řiďte svůj hotel inteligentním a efektivním způsobem.

Doporučené funkce

Plánovaná údržba

Získejte výkonný nástroj pro evidenci předmětů údržby a pro řízení veškerých plánovaných činností.

Získáte přehlednou evidenci plánované údržby a revizí všech zařízení a technologií či plánování a provádění povinných kontrol a sledování oprav. Umožní Vám definovat plán údržby a revizí, jaké činnosti budou vykonávány, kdo a na jakých zařízeních je bude provádět a s jakou periodicitou.

Jednotlivé technologie a zařízení lze dělit do přehledných sekcí nebo je zobrazovat jako souhrnný přehled všech technologií nacházejících se v budově. Zároveň k nim můžete přiřazovat standardizované plány údržby, které si pro jednotlivá zařízení nadefinujete jako šablony.

Systém kontroluje dodržování termínu revizí a v případě neplánovaného servisního zásahu automaticky upravuje plán budoucích revizí, případně je možné plán upravit i ručně.

Ke každému zařízení můžete přiložit dokumentaci provedené revize nebo servisu. V přehledu údržby zařízení si můžete zobrazit přehled všech servisních úkonů včetně náhledů do přiložených protokolů.

Díky přehledu provedených prací a možnosti schvalování objednávek máte perfektní přehled o nákladech na servis jednotlivých technologií i celkových nákladech na budově. Plánováním pravidelných servisních kontrol snížíte náklady na údržbu technologií.

Definice přístupu pro jednotlivé uživatele umožňuje udělovat různá přístupová práva různým uživatelům dle jednotlivých sekcí a zaměření jejich činnosti.

Co vše plánovaná údržba a revize nabízí?

  • Detaily jednotlivých zařízení
  • Plány údržby a revizí
  • Přehledy úkonů údržby
  • Přehled podřízených zařízení
  • Přehled dokumentů k jednotlivým zařízením
  • Matriční údaje
  • Přehled nákladů na zařízení
  • Mobilní aplikace

Energetické hospodářství

Zjednodušte si provoz energetického hospodářství a jeho vyhodnocování.

Modul eviduje měřidla a odběrná místa, která je možné řadit stromově jako hlavní a podřízené. Umožňuje elektronickou evidenci odečtů energií a vyhodnocení spotřeby v přehledných grafech včetně možnosti porovnání s předcházejícím obdobím.

  • Evidence odběrných míst a měřidel
  • Systém podporující odpojení jednoho měřidla z odběrného místa a připojení jiného (z důvodu poruchy, výměny, revize)
  • Definice hlavních a podřízených měřidel
  • Sledování vývoje spotřeby jednotlivých zařízení
  • Vyhodnocování pomocí grafů, včetně porovnání s předcházejícím obdobím
  • Při vyhodnocování systém umožňuje automatické sloučení jednotek médií (m3, kWh, MJ) tak, aby je bylo možné vyhodnocovat společně (napr. pokud byste chtěli znát energetické náročnosti a porovnání budov)
  • Odečty měřidel, několikastupňové schvalování odečtů (zápis – blokování – schválení)
  • Přehledy měření a sledování úniků médií Vám dávají kontrolu nad využíváním technologií a přinášejí úsporu ve spotřebovaných energiích
  • Mobilní aplikace

HelpDesk

Získejte výkonný komunikační kanál a helpdeskový systém pro zadávání a řešení požadavků.

Modul Helpdesk Vám pomůže vyřešit nečekané události od jejich nahlášení, průběhu řešení, členění až po sledování SLA a rozpočtů.

Sledujte požadavky podle objektů, zákazníků nebo technologií a mějte tak procesy pod kontrolou. Udržujte dobré vztahy s Vašimi zákazníky díky jednotnému komunikačnímu kanálu a dohledu nad plněním SLA.
Systém umožňuje snadnou komunikaci mezi centrálou a pobočkami – požadavky můžete delegovat jak v rámci jednotlivých oddělení, tak i na jednotlivé regiony nebo budovy.

Hlavní funkce

  • Evidence požadavků zaměstnanců i zákazníků
  • Informace o postupu řešení a členění požadavků
  • Workflow a stavy požadavků
  • Upozornění
  • Sledování plnění SLA
  • Sledování rozpočtů
  • Široké možnosti definice přístupů a oprávnění
  • Integrace se systémy třetích stran
  • Mobilní aplikace

Objednávky

Představte si intuitivní proces objednání zboží a služeb. Od žádanky, jejího interního schválení, tvorbu objednávky, až po fakturaci. To vše v souladu se smluvními podmínkami a limity na jednom místě, jednoduše a s napojením na další systémy.

Uživatel zažádá například o objednání kancelářských potřeb či jiného materiálu. Žádanka projde schvalovacím workflow až k tvorbě objednávky. Toto workflow, tak jako i v ostatních částech systému, je plně přizpůsobitelné Vašim procesům.

Žádanky můžete zpracovávat buď prostřednictvím modulu Helpdesk, tedy oboustranného komunikačního kanálu (pro méně specifické žádanky) nebo přímo modulem Objednávky, za využití oddělené agendy (číselné řady) „Žádanky“.

Po odsouhlasení žádanky proces pokračuje tvorbou objednávky. Modul Objednávky také umožňuje pracovat se schvalovacím workflow. Po schválení objednávky systém sám dle šablony vygeneruje objednávku v PDF a zasílá ji dodavateli k plnění. Workflow objednávek nemusí končit pouze zasláním objednávky dodavateli, může pokračovat i na případné stavy „Zboží dodáno“, či „Faktura přijata“. Z objednávky systém odkazuje na fakturu, která se k ní váže a je evidována v systému jako „Faktura přijatá“.

Evidence smluv

Řiďte své smluvní vztahy a smlouvy s partnery pomocí systému INSIO. Evidujte základní údaje o partnerovi a smlouvě, jako je její typ, předmět, platnost a účinnost a mnohé další.

Ke kartě smlouvy je možné přiložit libovolný počet dokumentů. Díky funkci podřízených a nadřízených smluv řiďte životní cykly a dodatky svých smluv.

Podobně jako ostatní moduly, tak i smlouvy pracují s workflow. Smlouvu tedy může zapsat administrativní podpora a účetní oddělení ji může už jen schválit, než se případně dostane na finální schválení například k řediteli či jiné kompetentní osobě.

U každé dodavatelské smlouvy si můžete stanovit limit, který je poté sledován v rámci objednávek. Nad rámec stanoveného limitu smlouvy nelze objednávku vytvořit.

U smluv lze také nastavit upozornění na blížící se konec platnosti či účinnosti.
Práce se smlouvami z mobilní aplikace je také samozřejmostí.

Schvalování faktur

Pracujte s přijatými fakturami efektivně - od načtení do systému za využití vytěžení (z fyzických faktur za využití skeneru a OCR, i vytěžením z e-mailové schránky), přes schvalovací workflow až po sledování úhrad.

Poté co je Vám zboží dodáno, zasílá partner fakturu, kterou můžete do modulu „Schvalování faktur“ zanést buď ručním zadáním nebo v digitalizované podobě (OCR vytěžení). Samotnou fakturu lze do systému nahrát ve formátu PDF.

Při schvalování faktur opět můžete nastavit proces workflow dle svých potřeb. Pokud je na faktuře uvedeno číslo objednávky, spáruje systém objednávku s přijatou fakturou, porovná částku, a pokud jsou si tyto částky rovny, posílá fakturu dále k zaúčtování.

V případě, že částka na faktuře nesouhlasí s objednávkou, schvalování probíhá odlišnou cestou a fakturu může schválit např. objednatel.

Poté, co fakturu schválíte věcně, často následuje posouzení formální správnosti, které provádí účetní. Pokud účetní fakturu odsouhlasí, může být přes integrační rozhraní exportována do účetního systému zákazníka.

Sklady

Sklad, ve kterém máte o všem přehled. Jednoduše evidujte a mějte po ruce informace o skladovém hospodářství, stavu skladu, zásobách, lokacích zboží atd.

Systém umožňuje vystavování příjemek a výdejek, reporting, finanční ohodnocení skladu, vyhodnocení v rámci obchodních případů a například i předběžné ohodnocení skladu a následné korekce z přijaté faktury.

Podporujeme i speciální evidence, jako mobilní příruční sklady nebo zakázkové sklady, kdy zboží a materiál můžete naskladnit rovnou v návaznosti na zakázku.

Samozřejmostí je propojení s moduly objednávek a přijatých faktur.

Hlavní funkce

  • příjemky
  • výdejky
  • převodky
  • skladové karty

Správa dokumentů

Představte si i veškeré revizní zprávy, manuály k technologiím, technologické postupy, vyhlášky, informace o objektech na jednom místě.

V centrálním úložišti s podporou ukládání a sdílení v rámci společnosti, projektů, jednotlivých oddělení nebo pracovních skupin. Díky integrovanému fulltextovému vyhledávání najdete snadno a rychle veškeré potřebné informace.

Hlavní funkce:

  • Všechny firemní dokumenty online, dostupné kdykoliv a kdekoliv. U každého dokumentu můžete vidět platnost i účinnost.
  • Podpora spolupráce díky sdílení klíčových dokumentů napříč firmou pro oprávněné uživatele.
  • Rychlé vyhledávání ve vlastních, firemních, týmových i projektových dokumentech.
  • Vysoká míra bezpečnosti díky centralizaci ukládání a možnosti sledování aktivit uživatelů.
  • Upozornění e-mailem na důležité dokumenty.

Proč si vybrat INSIO

100% webová platforma

nemusíte instalovat žádný software, k práci Vám stačí internetový prohlížeč.

Mobilní aplikace

Vám pomůže při práci v terénu. Nejsou jí cizí technologie GPS, NFC, QR nebo čárové kódy a můžete si ji stáhnout pro mobilní telefony Apple nebo Android.

Snadná integrace

s Vašimi stávajícími aplikacemi (SAP, MS Dynamics AX, ERP systémy, účetní, mzdové a jiné programy).

Moderní design

jednoduchost použití, intuitivní uživatelské rozhraní, snadné ovládání, vzhled přizpůsobený Vaší identitě.

Maximální míra zabezpečení

Vašich dat pomocí šifrování, SSL protokolu, externích auditů a penetračních testů aplikace a datového úložiště.

Široké možnosti nastavení

přizpůsobení a chování aplikace. Centrální řízení číselníků a oprávnění.

Optimalizováno pro rychlost

Aplikace je rychlá a nezpomalí se Vám ani při velkém množství zpracovávaných dat.

Aplikace je multijazyková

I zahraniční kolegové mohou aplikaci používat ve svém jazyce.

Výhody

01

Nulové počáteční náklady

02

Platíte jenom to, co aktuálně používáte

03

Nepotřebujete vlastní IT infrastrukturu

04

Dostupnost 99,9 %

05

Zabezpečený přístup kdykoli a odkudkoli