Schvaľovanie faktúr

Pracujte s prijatými faktúrami on-line.

Od načítanie do systému skenovaním, alebo napríklad rovno z prijatého e-mailu a prevedenie dát do strojovo spracovateľnej podoby pomocou umelej inteligencie, cez schvaľovacie workflow, až po sledovanie úhrad. Nastavte si schvaľovací proces, názvoslovie, strediská aj kategorizáciu podľa svojich potrieb, ušetrite čas aj peniaze a získajte prehľad.

Načítanie faktúry do systému

Faktúru môžete do systému zaniesť mnohými spôsobmi. Skenovaním, načítaním z e-mailu, OCR vytěžením - teda prevedením do strojovo spracovateľnej podoby za pomoci umelej inteligencie až po prosté ručné zadanie a úpravu jednotlivých položiek. Po úspešnej automatickej kontrole sumy s objednávkou a bankového účtu z karty dodávateľa môžete faktúry nechať automaticky schvaľovať a exportovať do účtovného systému. Systém umožňuje tiež prácu so zálohovými faktúrami a ich párovanie s finálnymi faktúrami. V závislosti od nastavenia systému a oprávnení, môžete faktúru v rôznych krokoch spracovania upravovať, priraďovať strediska alebo zákazky.

Workflow, schvaľovanie a digitálny podpis

Faktúra prechádza schvaľovacím procesom. Ten je plne konfigurovateľný a prispôsobiteľný fungovanie Vašej spoločnosti. V rámci organizačnej štruktúry riadi systém oprávnenia jednotlivých užívateľov, alebo ich skupín. Je zohľadnená aj nadriadenosť a podriadenosť. Napríklad faktúry za nákup IT vybavenia bude schvaľovať manažér strediska "IT", marketingové materiály zrejme niekto z obchodného či marketingového centra. Faktúry je tiež možné podpísať digitálnym certifikátom. Navyše môžete faktúry prepojiť s modulom objednávok, spárovať ich a validovať existenciu schválené objednávky a zhodu čiastky. Ak kontrola faktúry s objednávkou ukáže nejaké nepresnosti, uberá sa schvaľovania a ďalšie doplnenie odlišnú vetiev workflow ručne. Jednotlivé kroky workflow sú v systéme zaznamenané na účely prípadného auditu a v súlade s účtovným štandardom IFRS16.

Potvrdenie dodávky a párovanie s objednávkou

Z faktúry systém odkazuje na objednávku, ktorá sa k nej viaže a automaticky kontroluje jej položky. Tie potom vie rozúčtovať na rôzne strediská.

Integrácia na účtovné a iné systémy

Nemusíte meniť účtovný systém. Insia DMS je vďaka otvorenému API ľahko integrovateľné s Vašimi existujúcimi aplikáciami ako napríklad SAP, MS Dynamics AX, ERP systémy, účtovné, mzdové a iné programy.

Prehľady filtrácie reporty a exporty

Na faktúry môžete nahliadať v ucelených prehľadoch, ľubovoľne je radiť, filtrovať a tieto výbery exportovať do formátov xls a csv. Získate tak rýchly prehľad napríklad o schválených, alebo preplatených faktúrach. Alebo z neho na pár klikov vytvoríte položku menu a budete ho mať ho k dispozícii kedykoľvek treba ako zoznam faktúr na schválenie.

Mobilná aplikácia

Stiahnite si našu mobilnú aplikáciu. Pomôže Vám pri práci v teréne. Nie sú jej cudzie technológie GPS, NFC, QR alebo čiarové kódy a môžete si ju stiahnuť pre mobilné zariadenia Apple a Android.

Stiahnuť pre Apple
Stiahnuť pre Android

Prípadové štúdie

INSIO ľahko zvládlo nielen zohľadniť naše požiadavky, ale navyše aj modernizovať niektoré kroky. Napríklad sme vďaka integrácii na systém OCR digitalizáciu, úplne automatizoval proces zápisu faktúr do systému umelou inteligenciou.

David Jelen – finančný riaditeľ 

 

Prečítajte si prípadovú štúdiu

Implementáciou systému Insia získala UNION poisťovňa nástroj, ktorý ju efektívne rieši proces nákupu, od žiadanky cez objednávku, komunikáciu s dodávateľmi po sledovaní dodaného tovaru. Systém je flexibilný, vie sa prispôsobiť zmenám v organizácii, procesoch či oprávneniach.

Zuzana Szabados – Manažérka odboru obstarávania

 

Prečítajte si prípadovú štúdiu

Inovácia nás sprevádza celú našej histórii, sú naši podstatou, ako smerom našim zákazníkom, tak v našom vlastnom fungovania. Oblasť IT je odjakživa veľmi živelne sa rozvíjajúci odbor. Nestačí len držať krok, musíte byť pred konkurenciou, aby ste uspeli.

Martin Souček – Generálny riaditeľ

 

Prečítajte si prípadovú štúdiu

Požiadajte o Vaše vlastné DEMO

    Veriem na vedomie že INSIO Software s.r.o. bude moje osobné údaje spracovávať podľa zásad spracovanie osobných údajov a potvrdzujem, že som sa s ich obsahom oboznámil/a.