INSIO Bezpapierová kancelária

Systém pripraví dokument pre klienta vo formáte PDF vrátane všetkých parametrov ponuky. Ten môžete priamo zo systému odoslať zákazníkovi. Pokiaľ túto ponuku akceptuje, workflow vás posunie do modulu Riadenie zákaziek.

Modul umožňuje nastavenie ľubovoľného workflow a spolupráce, napríklad za účelom dohľadu, sledovania úspešnosti či iného reportingu.

Riadenie zákaziek prepojuje funkcie viacerých modulov platformy INSIO tak, aby bolo možné zákazku riadiť z jedného miesta od ponuky cez tvorbu zmlúv, objednávok, rozpočtov, realizácie, faktúry a všetkým ostatným, čo s ňou súvisí.

Hlavné funkcie:

• Prehľadná evidencia firemných zákaziek
• V rámci evidencie je možné nastaviť , aké dáta budú podľa Vašich potrieb u zákaziek evidované – napr. názov zákazky, zadávateľ, číslo zákazky či jej priorita, prípadne i v akej štruktúre (napr. ako budú vypadať čísla zákaziek)
• Prepojenie na modul úlohy– u vytvorenej zákazky je možné zadávať relevantným pracovníkom úlohy súvisiace s realizáciou zákazky.
• Prepojenie na modul výkazy práce – vykonanú prácu u danej zákazky je možné zapisovať do výkazov práce priamo u zákazky.
• Ľahké vyhľadávanie zapísaných zákaziek podľa rôznych kritérií – napr. aktuálnosť zákazky, číslo či názov zákazky.
• K vytvorením zákazkám je možné zadávať zamestnancom rôzne prístupové práva – napr. prístup iba k zákazkám, kde je daný zamestnanec uvedený či prístup ku všetkým zákazkám.

Užívateľ zažiada napríklad o objednanie kancelárskych potrieb, či iného materiálu. Žiadanka prejde schvaľovacím workflow až k tvorbe objednávky. Toto workflow, tak ako aj v ostatných častiach systému, je plne prispôsobiteľné Vašim procesom.

Žiadanky môžete spracovávať buď prostredníctvom modulu Helpdesk, teda obojstranného komunikačného kanálu (pre menej špecifické žiadanky) alebo priamo modulom Objednávky, za využitia oddelenej agendy (číselnej rady) „Žiadanky“.

Po odsúhlasení žiadanky proces pokračuje tvorbou objednávky. Modul Objednávky tiež umožňuje pracovať so schvaľovacím workflow. Po schválení objednávky systém sám podľa šablóny vygeneruje objednávku v PDF a zasiela ju dodávateľovi k plneniu. Workflow objednávok nemusí končiť iba zaslaním objednávky dodávateľovi, môže pokračovať aj na prípadné stavy „Tovar dodaný“, či „Faktúra prijatá“. Z objednávky systém odkazuje na faktúru, ktorá sa k nej viaže a je evidované v systéme ako „Faktúra prijatá“.

Ku karte zmluvy je možné priložiť ľubovoľný počet dokumentov. Vďaka funkcii podriadených a nadradených zmlúv riaďte životné cykly a dodatky svojich zmlúv.

Podobne ako ostatné moduly, tak aj zmluvy pracujú s workflow. Zmluvu teda môže zapísať administratívna podpora a účtovné oddelenie ju môže už iba schváliť, než sa prípadne dostane na finálne schválenie napríklad k riaditeľovi či inej kompetentnej osobe.

U každej dodávateľskej zmluvy si môžete stanoviť limit, ktorý je potom sledovaný v rámci objednávok. Nad rámec stanoveného limitu zmluvy nie je možné objednávku vytvoriť.

U zmlúv možno tiež nastaviť upozornenie na blížiaci sa koniec platnosti či účinnosti.

Potom čo Vám je tovar dodaný, zasiela partner faktúru, ktorú môžete do modulu „Schvaľovania faktúr“ zaniesť buď ručným zadaním alebo v digitalizovanej podobe (OCR vyťaženie). Samotnú faktúru možno do systému nahrať vo formáte PDF.

Pri schvaľovaní faktúr opäť môžete nastaviť proces workflow podľa svojich potrieb. Pokiaľ je na faktúre uvedené číslo objednávky, spáruje systém objednávku s prijatou faktúrou, porovná čiastku, a pokiaľ sú si tieto čiastky rovné, posiela faktúru ďalej k zaúčtovaniu.

V prípade, že čiastka na faktúre nesúhlasí s objednávkou, schvaľovanie prebieha odlišnou cestou a faktúru môže schváliť napr. objednávateľ.

Potom čo faktúru schválite vecne, často nasleduje posúdenie formálnej správnosti, ktoré vykonáva účtovníčka. Pokiaľ účtovníčka faktúru odsúhlasí, môže byť cez integračné rozhranie exportovaná do účtovníckeho systému zákazníka.