Digital Office
INSIO Bezpapierová kancelária
Výkonný on-line nástroj pre bezpapierové riadenie firemných procesov
Ušetríme Vám čas a peniaze
Zbavte sa zbytočných nákladov a získajte prehľad.
Dajte Vašej firme moderný spôsob riadenia a organizácie práce.
Všetko on-line a na jednom mieste vždy po ruke na jedno kliknutie. Žiadajte, schvaľujte a podpisujte on-line.
Uľahčite si prácu s faktúrami, objednávkami a ďalšími dokumentmi.
Viac o jednotlivých funkciách nájdete nižšie.
Odporúčané funkcie
Ponuky
Spravujte efektívne ponuky odoslané vašim zákazníkom. Evidujte k nim nie len základné údaje o predmete ponuky a dopytujúcom, ale aj externé a interné náklady s ňou spojené a ďalšie.
Systém pripraví dokument pre klienta vo formáte PDF vrátane všetkých parametrov ponuky. Ten môžete priamo zo systému odoslať zákazníkovi. Pokiaľ túto ponuku akceptuje, workflow vás posunie do modulu Riadenie zákaziek.
Modul umožňuje nastavenie ľubovoľného workflow a spolupráce, napríklad za účelom dohľadu, sledovania úspešnosti či iného reportingu.
Riadenie zákaziek
Majte perfektný prehľad o firemných zákazkách a aktuálnom stave ich realizácie. Získajte kontrolu nad termínmi, zadanými úlohami, rozpočtami aj fakturáciou.
Riadenie zákaziek prepojuje funkcie viacerých modulov platformy INSIO tak, aby bolo možné zákazku riadiť z jedného miesta od ponuky cez tvorbu zmlúv, objednávok, rozpočtov, realizácie, faktúry a všetkým ostatným, čo s ňou súvisí.
Hlavné funkcie:
- Prehľadná evidencia firemných zákaziek
- V rámci evidencie je možné nastaviť , aké dáta budú podľa Vašich potrieb u zákaziek evidované – napr. názov zákazky, zadávateľ, číslo zákazky či jej priorita, prípadne i v akej štruktúre (napr. ako budú vypadať čísla zákaziek)
- Prepojenie na modul úlohy– u vytvorenej zákazky je možné zadávať relevantným pracovníkom úlohy súvisiace s realizáciou zákazky.
- Prepojenie na modul výkazy práce – vykonanú prácu u danej zákazky je možné zapisovať do výkazov práce priamo u zákazky.
- Ľahké vyhľadávanie zapísaných zákaziek podľa rôznych kritérií – napr. aktuálnosť zákazky, číslo či názov zákazky.
- K vytvorením zákazkám je možné zadávať zamestnancom rôzne prístupové práva – napr. prístup iba k zákazkám, kde je daný zamestnanec uvedený či prístup ku všetkým zákazkám.
Evidencia zmlúv
Riaďte svoje zmluvné vzťahy a zmluvy s partnermi pomocou systému INSIO. Evidujte základné údaje o partnerovi a zmluve ako je jej typ, predmet, platnosť a účinnosť a mnohé ďalšie.
Ku karte zmluvy je možné priložiť ľubovoľný počet dokumentov. Vďaka funkcii podriadených a nadradených zmlúv riaďte životné cykly a dodatky svojich zmlúv.
Podobne ako ostatné moduly, tak aj zmluvy pracujú s workflow. Zmluvu teda môže zapísať administratívna podpora a účtovné oddelenie ju môže už iba schváliť, než sa prípadne dostane na finálne schválenie napríklad k riaditeľovi či inej kompetentnej osobe.
U každej dodávateľskej zmluvy si môžete stanoviť limit, ktorý je potom sledovaný v rámci objednávok. Nad rámec stanoveného limitu zmluvy nie je možné objednávku vytvoriť.
U zmlúv možno tiež nastaviť upozornenie na blížiaci sa koniec platnosti či účinnosti.
Schvaľovanie faktúr
Pracujte s prijatými faktúrami efektívne - od načítanie do systému za využitia vyťažení (z fyzických faktúr za využitie skenera a OCR, aj vytěžením z e-mailovej schránky), cez schvaľovací workflow až po sledovanie úhrad.
Potom čo Vám je tovar dodaný, zasiela partner faktúru, ktorú môžete do modulu „Schvaľovania faktúr“ zaniesť buď ručným zadaním alebo v digitalizovanej podobe (OCR vyťaženie). Samotnú faktúru možno do systému nahrať vo formáte PDF.
Pri schvaľovaní faktúr opäť môžete nastaviť proces workflow podľa svojich potrieb. Pokiaľ je na faktúre uvedené číslo objednávky, spáruje systém objednávku s prijatou faktúrou, porovná čiastku, a pokiaľ sú si tieto čiastky rovné, posiela faktúru ďalej k zaúčtovaniu.
V prípade, že čiastka na faktúre nesúhlasí s objednávkou, schvaľovanie prebieha odlišnou cestou a faktúru môže schváliť napr. objednávateľ.
Potom čo faktúru schválite vecne, často nasleduje posúdenie formálnej správnosti, ktoré vykonáva účtovníčka. Pokiaľ účtovníčka faktúru odsúhlasí, môže byť cez integračné rozhranie exportovaná do účtovníckeho systému zákazníka.
Sklady
Sklad, v ktorom máte o všetkom prehľad. Jednoducho evidujte a majte po ruke informácie o skladovom hospodárstve, stave skladu, zásobách, lokáciách tovaru atď.
Systém umožňuje vystavovanie príjemiek a výdajok, reporting, finančné ohodnotenie skladu, vyhodnotenie v rámci obchodných prípadov a napríklad aj predbežné ohodnotenie skladu a následné korekcie z prijatej faktúry.
Podporujeme aj špeciálne evidencie ako mobilné príručné sklady alebo zákazkové sklady, kedy tovar a materiál môžete naskladniť rovno v nadväznosti na zákazku.
Samozrejmosťou je prepojenie s modulmi objednávok a prijatých faktúr.
Hlavné funkcie
- Príjemky
- Výdajky
- Prevodky
- Skladové karty
HelpDesk
Získajte výkonný komunikační kanál a helpdeskový systém pre zadávanie a riešení požiadaviek.
Modul Helpdesk Vám pomôže vyriešiť nečakané udalosti od ich nahlásenia, priebehu riešenia, členenia až po sledovanie SLA a rozpočtov.
Sledujte požiadavky podľa objektov, zákazníkov alebo technológií a majte tak procesy pod kontrolou. Udržujte dobré vzťahy s Vašimi zákazníkmi vďaka jednotnému komunikačnému kanálu a dohľadu nad plnením SLA. Systém umožňuje ľahkú komunikáciu medzi centrálou a pobočkami – požiadavky môžete delegovať ako v rámci jednotlivých oddelení, tak aj na jednotlivé regióny alebo budovy.
Hlavné funkcie
- Evidencia požiadaviek zamestnancov aj zákazníkov
- Informácie o postupe riešení a členení požiadaviek
- Workflow a stavy požiadaviek
- Upozornenia
- Sledovanie plnenia SLA
- Sledovanie rozpočtov
- Široké možnosti definície prístupov a oprávnení
- Integrácia so systémami tretích strán
HelpDesk
Viac o jednotlivých funkciách
Plánovaná údržba
Získajte výkonný nástroj pre evidenciu predmetov údržby a pre riadenie všetkých plánovaných činností.
Vďaka Plánovaniu údržby a revízii so systémom INSIO zaistíte plynulý a bezproblémový chod Vašich budov, zariadení a strojov. Získate prehľadnú evidenciu plánovanej údržby a revízii všetkých zariadení a technológií či plánovania a vykonávania povinných kontrol a sledovaní oprav. Umožní Vám definovať plán údržby a revízií, aké činnosti budú vykonávané, kto a na akých zariadeniach ich bude vykonávať a s akou periodicitou.
Jednotlivé technológie a zariadenia možno deliť do prehľadných sekcií alebo ich zobrazovať ako súhrnný prehľad všetkých technológií nachádzajúcich sa v budove. Zároveň k nim môžete priraďovať štandardizované plány údržby, ktoré si pre jednotlivé zariadenia nadefinujete ako šablóny.
Systém kontroluje dodržovanie termínu revízií a v prípade neplánovaného servisného zásahu automaticky upravuje plán budúcich revízií, prípadne je možné plán upraviť i ručne.
Ku každému zariadeniu môžete priložiť dokumentáciu vykonanej revízie alebo servisu. V prehľade údržby zariadenia si môžete zobraziť prehľad všetkých servisných úkonov vrátane náhľadov do priložených protokolov.
Vďaka prehľadu vykonaných prác a možnosti schvaľovania objednávky máte perfektný prehľad o nákladoch na servis jednotlivých technológií i celkových nákladoch na budove. Plánovaním pravidelných servisných kontrol znížite náklady na údržbu technológií.
Definícia prístupu pre jednotlivých užívateľov umožňuje udeľovať rôzne prístupové práva rôznym užívateľom podľa jednotlivých sekcií a zameraní ich činnosti.
Čo všetko plánovaná údržba a revízie ponúkajú?
- Detaily jednotlivých zariadení
- Plány údržby a revízií
- Prehľady úkonov údržby
- Prehľad podriadených zariadení
- Prehľad dokumentov k jednotlivým zariadeniam
- Matričné údaje
- Prehľad nákladov na zariadenie
Plánovaná údržba
Čo robí systém za Vás?
Stráži, kontroluje a automaticky generuje úkony (činnosti) z plánov, ktoré majú byť v rámci údržby plnené.
V rámci toho systém umožňuje
- Sledovanie a vyhodnocovanie dôležitých termínov
- Požadovaný termín
- Plán vykonania
- Skutočný dátum a čas vykonania
- Workflow úkonu (zadanie, vykonanie, kontrola, dodanie potrebnej dokumentácie – napr. revízne správy apod.)
- Zápis spotrebovaného materiálu
- Evidencia stráveného času pracovníkom (či viacerými pracovníkmi)
- Možnosť pridelenia riešenia externému dodávateľovi
- Napojenie na modul Objednávky (kvôli objednaniu materiálu a služieb) a Obchodný prípad (pre vyúčtovanie a sledovanie hospodárskeho výsledku činností)
- Sledovanie interných a externých nákladov (prípadne nákupných a predajných nákladov)
Správa technológií a majetku v poňatí platformy INSIO dáva prehľad o aktuálnom stave majetku, činnostiach údržby, umožňuje Vám nazerať do servisnej dokumentácie vrátane faktúr, objednávok a schvaľovacej dokumentácie. Všetku dokumentáciu môžete radiť podľa druhu technológie, objektov, či výrobcu a dodávateľa.
U jednotlivých technológií potom môžete sledovať plán údržby a jej periodicitu, prehľad jednotlivých úkonov, podriadené zariadenia, parametre, matričné údaje a v neposlednej rade náklady na zariadenie alebo vývoj spotreby v čase.
Vďaka digitálnej podobe dokumentov šetríte čas s vyhľadávaním v archívoch a vyhnete sa nepríjemnostiam pri ich strate.
Správa dokumentov
Predstavte si aj všetky možné revízne správy, manuály k technológiám, technologické postupy, vyhlášky, informácie o objektoch na jednom mieste.
V centrálnom úložisku s podporou ukladania a zdieľania v rámci spoločnosti, projektov, jednotlivých oddelení, alebo pracovných skupín. Vďaka integrovanému fulltextovému vyhľadávaniu ľahko, odkiaľkoľvek a rýchlo nájdete všetky potrebné informácie.
Hlavné funkcie:
- Všetky firemné dokumenty online, dostupné kedykoľvek a kdekoľvek.
- U každého dokumentu môžete vidieť platnosť i účinnosť
- Podpora spolupráce vďaka zdieľaniu kľúčových dokumentov naprieč firmou pre oprávnených užívateľov.
- Rýchle vyhľadávanie vo vlastných, firemných, tímových i projektových dokumentoch.
- Vysoká miera bezpečnosti vďaka centralizácii ukladania a možnosti sledovania aktivít užívateľov.
- Upozornenie e-mailom na dôležité dokumenty.
Prečo zvoliť INSIO
100% webová platforma
nemusíte instalovat žádný software, k práci Vám stačí internetový prohlížeč.
Mobilní aplikace
Vám pomůže při práci v terénu. Nejsou jí cizí technologie GPS, NFC, QR nebo čárové kódy a můžete si ji stáhnout pro mobilní telefony Apple nebo Android.
Snadná integrace
s Vašimi stávajícími aplikacemi (SAP, MS Dynamics AX, ERP systémy, účetní, mzdové a jiné programy).
Moderní design
jednoduchost použití, intuitivní uživatelské rozhraní, snadné ovládání, vzhled přizpůsobený Vaší identitě.
Maximální míra zabezpečení
Vašich dat pomocí šifrování, SSL protokolu, externích auditů a penetračních testů aplikace a datového úložiště
Široké možnosti nastavení
přizpůsobení a chování aplikace. Centrální řízení číselníků a oprávnění.
Optimalizováno pro rychlost
Aplikace je rychlá a nezpomalí se Vám ani při velkém množství zpracovávaných dat.
Aplikace je multijazyková
I zahraniční kolegové mohou aplikaci používat ve svém jazyce.
Výhody
Nulové počáteční náklady
Platíte jenom to, co aktuálně používáte
Nepotřebujete vlastní IT infrastrukturu
Dostupnost 99,9 %
Zabezpečený přístup kdykoli a odkudkoli