Segmenty

Správcovské a údržbárske firmy

Riaďte Vašich zamestnancov v teréne jednoducho efektívne a na jednom mieste. Získajte modernú modulárnu platformu pre správu nehnuteľností, údržbu technológií a súvisiacu zákonnú dokumentáciu prispôsobiteľnú Vašim procesom a pokrývajúcu väčšinu potrieb Vašej firmy. Software automatizuje procesy a aktívne komunikuje s užívateľmi v rámci definovaných workflow prostredníctvom e-mailu alebo mobilnej aplikácie. Managementu poskytuje analytické dáta prostredníctvom dashboardov a reportov. Riaďte svoju firmu inteligentným a efektívnym spôsobom.

Odporúčané funkcie

Ponuky

Spravujte efektívne ponuky odoslané vašim zákazníkom. Evidujte k nim nie len základné údaje o predmete ponuky a dopytujúcom, ale aj externé a interné náklady s ňou spojené a ďalšie.

Systém pripraví dokument pre klienta vo formáte PDF vrátane všetkých parametrov ponuky. Ten môžete priamo zo systému odoslať zákazníkovi. Pokiaľ túto ponuku akceptuje, workflow vás posunie do modulu Riadenie zákaziek.

Modul umožňuje nastavenie ľubovoľného workflow a spolupráce, napríklad za účelom dohľadu, sledovania úspešnosti či iného reportingu.

Riadenie zákaziek

Majte perfektný prehľad o firemných zákazkách a aktuálnom stave ich realizácie. Získajte kontrolu nad termínmi, zadanými úlohami, rozpočtami aj fakturáciou.

Riadenie zákaziek prepojuje funkcie viacerých modulov platformy INSIO tak, aby bolo možné zákazku riadiť z jedného miesta od ponuky cez tvorbu zmlúv, objednávok, rozpočtov, realizácie, faktúry a všetkým ostatným, čo s ňou súvisí.

Hlavné funkcie:

  • Prehľadná evidencia firemných zákaziek
  • V rámci evidencie je možné nastaviť , aké dáta budú podľa Vašich potrieb u zákaziek evidované – napr. názov zákazky, zadávateľ, číslo zákazky či jej priorita, prípadne i v akej štruktúre (napr. ako budú vypadať čísla zákaziek)
  • Prepojenie na modul úlohy– u vytvorenej zákazky je možné zadávať relevantným pracovníkom úlohy súvisiace s realizáciou zákazky.
  • Prepojenie na modul výkazy práce – vykonanú prácu u danej zákazky je možné zapisovať do výkazov práce priamo u zákazky.
  • Ľahké vyhľadávanie zapísaných zákaziek podľa rôznych kritérií – napr. aktuálnosť zákazky, číslo či názov zákazky.
  • K vytvorením zákazkám je možné zadávať zamestnancom rôzne prístupové práva – napr. prístup iba k zákazkám, kde je daný zamestnanec uvedený či prístup ku všetkým zákazkám.

Plánovaná údržba

Získajte výkonný nástroj pre evidenciu predmetov údržby a pre riadenie všetkých plánovaných činností.

Vďaka Plánovaniu údržby a revízii so systémom INSIO zaistíte plynulý a bezproblémový chod Vašich budov, zariadení a strojov. Získate prehľadnú evidenciu plánovanej údržby a revízii všetkých zariadení a technológií či plánovania a vykonávania povinných kontrol a sledovaní oprav. Umožní Vám definovať plán údržby a revízií, aké činnosti budú vykonávané, kto a na akých zariadeniach ich bude vykonávať a s akou periodicitou.

Jednotlivé technológie a zariadenia možno deliť do prehľadných sekcií alebo ich zobrazovať ako súhrnný prehľad všetkých technológií nachádzajúcich sa v budove. Zároveň k nim môžete priraďovať štandardizované plány údržby, ktoré si pre jednotlivé zariadenia nadefinujete ako šablóny.

Systém kontroluje dodržovanie termínu revízií a v prípade neplánovaného servisného zásahu automaticky upravuje plán budúcich revízií, prípadne je možné plán upraviť i ručne.

Ku každému zariadeniu môžete priložiť dokumentáciu vykonanej revízie alebo servisu. V prehľade údržby zariadenia si môžete zobraziť prehľad všetkých servisných úkonov vrátane náhľadov do priložených protokolov.

Vďaka prehľadu vykonaných prác a možnosti schvaľovania objednávky máte perfektný prehľad o nákladoch na servis jednotlivých technológií i celkových nákladoch na budove. Plánovaním pravidelných servisných kontrol znížite náklady na údržbu technológií.
Definícia prístupu pre jednotlivých užívateľov umožňuje udeľovať rôzne prístupové práva rôznym užívateľom podľa jednotlivých sekcií a zameraní ich činnosti.

Čo všetko plánovaná údržba a revízie ponúkajú?

  • Detaily jednotlivých zariadení
  • Plány údržby a revízií
  • Prehľady úkonov údržby
  • Prehľad podriadených zariadení
  • Prehľad dokumentov k jednotlivým zariadeniam
  • Matričné údaje
  • Prehľad nákladov na zariadenie

HelpDesk

Získajte výkonný komunikační kanál a helpdeskový systém pre zadávanie a riešení požiadaviek.

Modul Helpdesk Vám pomôže vyriešiť nečakané udalosti od ich nahlásenia, priebehu riešenia, členenia až po sledovanie SLA a rozpočtov.

Sledujte požiadavky podľa objektov, zákazníkov alebo technológií a majte tak procesy pod kontrolou. Udržujte dobré vzťahy s Vašimi zákazníkmi vďaka jednotnému komunikačnému kanálu a dohľadu nad plnením SLA. Systém umožňuje ľahkú komunikáciu medzi centrálou a pobočkami – požiadavky môžete delegovať ako v rámci jednotlivých oddelení, tak aj na jednotlivé regióny alebo budovy.

Hlavné funkcie

  • Evidencia požiadaviek zamestnancov aj zákazníkov
  • Informácie o postupe riešení a členení požiadaviek
  • Workflow a stavy požiadaviek
  • Upozornenia
  • Sledovanie plnenia SLA
  • Sledovanie rozpočtov
  • Široké možnosti definície prístupov a oprávnení
  • Integrácia so systémami tretích strán

Faktúry vydané

Získajte jednoduchý a spoľahlivý automatizovaný nástroj, ktorý bude faktúry pripravovať a odosielať za Vás.

Vďaka tomuto modulu ľahko vystavíte Vy sami alebo hoci aj Váš technik v teréne faktúru za vykonanú prácu a rovno ju priamo zo systému odošlete Vašim obchodným partnerom. Zároveň sa faktúra prepíše do Vášho účtovníckeho systému. Prípadne ju môžete uložiť vo formáte pdf a odoslať e-mailom alebo ju vytlačiť. Vďaka možnosti nastavenia periodickej fakturácie sa nebudete musieť starať o už zabehnuté procesy a vzťahy.

Hlavné funkcie:

  • Možnosť nastavenia všeobecných údajov na faktúrach podľa potrieb.
  • Údaje o odberateľovi je možné načítať podľa IČ, z modulu CRM či z už skôr vytvorených faktúr.
  • Vystavené faktúry je možné nechať odoslať či vytlačiť.
  • Pred odoslaním faktúry je možné k vystavenej faktúre pripojiť prílohy – napr. podrobný rozpis prác, cenník.
  • Jednotlivé udalosti ohľadne faktúry sú evidované vo workflow (príprava faktúry, ku schváleniu, faktúra odoslaná atď.).
  • Do modulu je možné nastaviť rôzne prístupové práva užívateľom pre čítanie/vytváranie/mazanie faktúr.
  • Vo vystavených faktúrach je možné vyhľadávať podľa rôznych kritérií.
  • Prehľadná evidencia vystavených faktúr s možnosťou vyznačenia už uhradených faktúr.

Objednávky

Predstavte si intuitívny proces objednania tovaru a služieb. Od žiadanky, jej interného schválenia, tvorbu objednávky až po fakturáciu. To všetko v súlade so zmluvnými podmienkami a limitmi na jednom mieste, jednoducho a s napojením na ďalšie systémy.

Užívateľ zažiada napríklad o objednanie kancelárskych potrieb, či iného materiálu. Žiadanka prejde schvaľovacím workflow až k tvorbe objednávky. Toto workflow, tak ako aj v ostatných častiach systému, je plne prispôsobiteľné Vašim procesom.

Žiadanky môžete spracovávať buď prostredníctvom modulu Helpdesk, teda obojstranného komunikačného kanálu (pre menej špecifické žiadanky) alebo priamo modulom Objednávky, za využitia oddelenej agendy (číselnej rady) „Žiadanky“.

Po odsúhlasení žiadanky proces pokračuje tvorbou objednávky. Modul Objednávky tiež umožňuje pracovať so schvaľovacím workflow. Po schválení objednávky systém sám podľa šablóny vygeneruje objednávku v PDF a zasiela ju dodávateľovi k plneniu. Workflow objednávok nemusí končiť iba zaslaním objednávky dodávateľovi, môže pokračovať aj na prípadné stavy „Tovar dodaný“, či „Faktúra prijatá“. Z objednávky systém odkazuje na faktúru, ktorá sa k nej viaže a je evidované v systéme ako „Faktúra prijatá“.

Schvaľovanie faktúr

Pracujte s prijatými faktúrami efektívne - od načítanie do systému za využitia vyťažení (z fyzických faktúr za využitie skenera a OCR, aj vytěžením z e-mailovej schránky), cez schvaľovací workflow až po sledovanie úhrad.

Potom čo Vám je tovar dodaný, zasiela partner faktúru, ktorú môžete do modulu „Schvaľovania faktúr“ zaniesť buď ručným zadaním alebo v digitalizovanej podobe (OCR vyťaženie). Samotnú faktúru možno do systému nahrať vo formáte PDF.

Pri schvaľovaní faktúr opäť môžete nastaviť proces workflow podľa svojich potrieb. Pokiaľ je na faktúre uvedené číslo objednávky, spáruje systém objednávku s prijatou faktúrou, porovná čiastku, a pokiaľ sú si tieto čiastky rovné, posiela faktúru ďalej k zaúčtovaniu.

V prípade, že čiastka na faktúre nesúhlasí s objednávkou, schvaľovanie prebieha odlišnou cestou a faktúru môže schváliť napr. objednávateľ.

Potom čo faktúru schválite vecne, často nasleduje posúdenie formálnej správnosti, ktoré vykonáva účtovníčka. Pokiaľ účtovníčka faktúru odsúhlasí, môže byť cez integračné rozhranie exportovaná do účtovníckeho systému zákazníka.

Sklady

Sklad, v ktorom máte o všetkom prehľad. Jednoducho evidujte a majte po ruke informácie o skladovom hospodárstve, stave skladu, zásobách, lokáciách tovaru atď.

Systém umožňuje vystavovanie príjemiek a výdajok, reporting, finančné ohodnotenie skladu, vyhodnotenie v rámci obchodných prípadov a napríklad aj predbežné ohodnotenie skladu a následné korekcie z prijatej faktúry.

Podporujeme aj špeciálne evidencie ako mobilné príručné sklady alebo zákazkové sklady, kedy tovar a materiál môžete naskladniť rovno v nadväznosti na zákazku.

Samozrejmosťou je prepojenie s modulmi objednávok a prijatých faktúr.

Hlavné funkcie

  • Príjemky
  • Výdajky
  • Prevodky
  • Skladové karty

Správa dokumentov

Predstavte si aj všetky možné revízne správy, manuály k technológiám, technologické postupy, vyhlášky, informácie o objektoch na jednom mieste.

V centrálnom úložisku s podporou ukladania a zdieľania v rámci spoločnosti, projektov, jednotlivých oddelení, alebo pracovných skupín. Vďaka integrovanému fulltextovému vyhľadávaniu ľahko, odkiaľkoľvek a rýchlo nájdete všetky potrebné informácie.

Hlavné funkcie:

  • Všetky firemné dokumenty online, dostupné kedykoľvek a kdekoľvek.
  • U každého dokumentu môžete vidieť platnosť i účinnosť
  • Podpora spolupráce vďaka zdieľaniu kľúčových dokumentov naprieč firmou pre oprávnených užívateľov.
  • Rýchle vyhľadávanie vo vlastných, firemných, tímových i projektových dokumentoch.
  • Vysoká miera bezpečnosti vďaka centralizácii ukladania a možnosti sledovania aktivít užívateľov.
  • Upozornenie e-mailom na dôležité dokumenty.

Prečo zvoliť INSIO

100% webová platforma

nemusíte inštalovať žiadny software, k práci Vám stačí internetový prehliadač.

Mobilná aplikácia

Vám pomôže pri práci v teréne. Nie sú jej cudzie technológie GPS, NFC, QR alebo čiarové kódy a môžete si ju stiahnuť pre mobilné telefóny Apple alebo Android.

Ľahká integrácia

s Vašimi stávajúcimi aplikáciami (SAP, MS Dynamics AX, ERP systémy, účtovnícke, mzdové a iné programy).

Moderný design

jednoduchosť použitia, intuitívne užívateľské rozhranie, ľahké ovládanie, vzhľad prispôsobený Vašej identite.

Maximálna miera zabezpečenia

Vašich dát pomocou šifrovania, SSL protokolu, externých auditov a penetračných testov aplikácie a dátového úložiska.

Široké možnosti nastavenia

prispôsobenia a chovania aplikácie. Centrálne riadenie číselníkov a oprávnení.

Optimalizované pre rýchlosť

Aplikácia je rýchla a nespomalí sa Vám ani pri veľkom množstve spracovávaných dát.

Aplikácia je multijazyková

Aj zahraničný kolegovia môžu aplikáciu používať vo svojom jazyku.

Výhody

01

Nulové počiatočné náklady

02

Platíte iba to, čo aktuálne používate

03

Nepotrebujete vlastnú IT infraštruktúru

04

Dostupnosť 99,9 %

05

Zabezpečený prístup kedykoľvek a odkiaľkoľvek