Prehľadné riešenie procesu nákupných objednávok v spoločnosti UNION

Používané moduly systému: Komplexné riešenie nákupu/DMS: Nákupné objednávky,Evidencia zmlúv, Schvaľovanie prijatých faktúr

Zákazníkom INSIO je od roku: 2020

Union poisťovňa, a. s., bola založená v roku 1992 a je jednou z najskúsenejších poisťovní na slovenskom trhu. Ponúka širokú škálu produktov životného, neživotného a individuálneho zdravotného poistenia tak pre individuálnych, ako aj pre firemných klientov. Union je od roku 1997 dcérskou spoločnosťou najväčšej holandskej poisťovacej skupiny Achmea. Vďaka tomu môže Union čerpať rozsiahle skúsenosti a know-how zo všetkých druhov poistenia z viacerých krajín Európy.

Poisťovňa Union je tak vedúcou poisťovňou v oblasti cestovného poistenia, ako aj priekopníkom v oblasti individuálneho zdravotného poistenia. Má silné postavenie vo vybraných segmentoch neživotného poistenia, ako i rastúci kmeň životného a individuálneho zdravotného poistenia. V spolupráci so sesterskou spoločnosťou Union zdravotná poisťovňa, a. s., ponúka Union na slovenskom trhu komplexné riešenie v oblasti zabezpečenia starostlivosti o zdravie.

 

Objednávky a nákupné žiadanky – výber vhodného riešenia

Spoločnosť UNION potrebovala intuitívny nástroj na riadenie procesu objednávok, ktorý by sa opieral o zákonné normy a spĺňal auditovateľnosť podľa účtovných štandardov IFRS16. Softvérová platforma mala do jedného prostredia zjednotiť dve spoločnosti: UNION poisťovňu a UNION zdravotnú poisťovňu. Z toho zároveň plynula požiadavka na podrobné riadenie používateľských a programových oprávnení – napríklad vymedzenie schválených dodávateľov pre každú z entít. I keď spoločnosť UNION používa informačné systémy SAP a Microsoft, hľadala riešenie, ktoré by sa dalo nasadiť v čo najkratšom čase, bolo používateľsky prívetivé pre široký rozsah používateľov a zároveň bolo licenčne a finančne akceptovateľné. Vízia využitia systému obsahovala i jeho budúce rozšírenie o ďalšie funkcionality evidencie zmlúv a schvaľovania faktúr. Spoločnosť UNION chcela systém, ktorý by jej pomohol efektívne riadiť cashflow už na úrovni žiadaniek, teda taký, ktorý by umožnil predikciu prijatých faktúr dopredu. Zároveň mal systém zamedziť manipuláciám s objednávkami ex-post, teda napríklad tvorbe spätných objednávok. V neposlednom rade bolo cieľom tiež sledovať čerpanie prostriedkov v rámci prevádzkových budžetov, keď systém INSIO slúži ako zdroj dát na tvorbu rozpočtov na
nadchádzajúce obdobie.

V rámci pracovnej skupiny spoločnosti UNION vzniklo zadanie do výberového konania, do ktorého bola prizvaná i spoločnosť INSIO Software. Okrem opísaných kritérií na systém boli
kladené vysoké nároky aj na zabezpečenie aplikácie, ktorá mala byť nainštalovaná on-premise, teda vo vnútornom prostredí spoločnosti UNION. Jedným z ďalších KO kritérií bola nutnosť postaviť riešenie na báze MS SharePoint, keďže spoločnosť už disponovala používateľskými licenciami.

Systém INSIO postúpil do užšieho kola výberového konania stanoveného spoločnosťou UNION – jednak je ho možné nasadiť on-premise a tiež je integrovateľný s inými systémami,v prípade UNIONu so systémami SAP a s už spomínaným MS SharePointom.

I keď je platforma INSIO vlastným vývojovým produktom spoločnosti INSIO Software, a nie je teda postavená na báze MS SharePoint, výhodou bolo, že funkcionality, ktoré by sa v prostredí MS SharePoint museli vyvíjať a konfigurovať, má platforma INSIO natívne. Schvaľovací workflow, nastavovanie stredísk a skupín nákupov, e-mailová komunikácia s dodávateľmi, nastavenie používateľských rolí a oprávnení – to sú okrem iného funkcie, ktoré umožňujú uchopenie a správne nastavenie takmer akéhokoľvek procesu objednávok do
platformy INSIO.

 

Nasadenie systému INSIO

Na spresnenie požiadaviek na workflow, prípravu špecifikácie a konfiguračnú dokumentáciu začínala implementácia systému INSIO realizáciou spoločného workshopu, v rámci ktorého boli vyjasnené spomínané oblasti. Vznikli a boli opísané požiadavky na nastavenie systému a jeho funkčnosť, rovnako ako aj vývojové úpravy a rozšírenie, ktoré bolo potrebné realizovať.

Po obojstrannom odsúhlasení špecifikácie nasledovala vlastná implementácia systému. Vznikla testovacia i produkčná inštancia a iteračnou metódou boli prezentované jednotlivé konfiguračné míľniky. V rámci nasadenia došlo tiež na vývoj integrácie na systém SAP Vendor Master Data. Konkrétne bola realizovaná úprava otvoreného API na strane platformy INSIO na umožnenie prenosu údajov o dodávateľoch medzi SAPom (ako účtovným zdrojom) a systémom INSIO, ktorý následne používa informácie na výber z databázy certifikovaných dodávateľov. Zároveň je možné rozlíšiť, pre ktorú z entít je možné u daného dodávateľa objednať. Ďalej bola nastavená synchronizácia používateľov so systémom, keď systém INSIO automaticky načíta používateľov, ktorí majú mať prístup do systému žiadaniek a objednávok, a prideľuje im príslušné oprávnenia na základe organizačnej štruktúry.

Celá konfigurácia vrátane nastavenia používateľských rolí, workflow, oprávnení,schvaľovacích limitov, tlačových zostáv a podobne prebehla na diaľku a formou videokonferencií, keďže sa obe krajiny nachádzali v obmedzeniach spôsobených pandémiou COVID-19.

Systém bol preložený do slovenčiny a angličtiny podľa špecifického názvoslovia spoločnosti UNION.

Po akceptácii konfigurácie systému zo strany spoločnosti UNION prebehli 4 turnusy školenia pre všetkých používateľov systému. Bol vytvorený používateľský manuál, ktorý majú používatelia k dispozícii priamo v prostredí aplikácie, v ktorej sa v rámci práce so žiadankami a s objednávkami už pohybujú. Systém bol následne odovzdaný na používanie.

Po zavedení systému bola poisťovňa UNION interne auditovaná a v rámci bezpečnosti a auditovateľnosti systému nenašla žiadne nedostatky.

 

Záver

Implementáciou systému INSIO získala UNION poisťovňa nástroj, ktorý jej efektívne rieši proces nákupu – od žiadanky cez objednávku, komunikáciu s dodávateľmi až po sledovanie
dodaného tovaru.Systém je flexibilný, vie sa prispôsobiť zmenám v organizácii, procesoch či oprávneniach. Nakoniec boli zaškolení dvaja administrátori, ktorí drobné úpravy ako
nahodenie používateľa, nastavenie oprávnení, úpravy workflow zvládajú sami.

V rámci podpory systému sú poskytované nielen aktualizácie, ale na základe know-how spoločnosti INSIO aj metodologická podpora v oblasti dizajnu a zmien firemných procesov.
Od nasadenia aplikácie v spoločnosti UNION došlo k rozšíreniu funkcionalít platformy napríklad o modul Pokladnica, ktorý vďaka licenčnému modelu SaaS môže využiť i UNION.