Nastupující trend bezpapírové kanceláře a konzervativnost v práci

Chytrá kancelář

Máte stále pocit, že administrativa kolem Vaší hlavní činnosti a interních procesů je ve Vaší firmě nebo úřadu stále složitější? Zdržuje Vás nepořádek v dokumentech a jejich dohledání je téměř nadlidský úkol? Funguje u Vás stále ještě mnoho procesů, kde ruční papírové zpracování přináší jen problémy a zmatky? Obírá Vás to o drahocenný čas a energii?

 

V soukromém životě jsme se už dávno naučili ulehčovat si život technologiemi. Používáme chytré telefony a hodinky, chytré televizory a dokonce celé chytré domácnosti. Proč tedy nepracovat v chytré kanceláři? Zbavit se tak papírových procesů a zatoulaných dokumentů, získat kontrolu nad schvalovacími mechanismy on-line přes webový prohlížeč. A jako bonus můžete umožnit svým zaměstnancům pracovat z domova. To vše ušetří nejen náklady na tisky a provoz kanceláří. Zefektivnění procesů ušetří hlavně čas zaměstnanců, kteří se pak budou moci věnovat něčemu jinému, než nekonečné administrativě. Díky zlepšení kontrolních mechanismů eliminujete zbytečné náklady a získáte přehled například o objednávkách a fakturacích ve vztahu ke konkrétním zakázkám, zákazníkům či nájemcům. To vše dohromady ušetří čas, výdaje a dá Vaší organizaci zcela novou dynamiku – moderní způsob řízení a organizace práce.

 

Výhody bezpapírové kanceláře

  • Vše uloženo bezpečně a na jednom místě online
  • Elektronické dokumenty – Úspora papíru
  • Rychlejší a efektivnější schvalování
  • Snadné vyhledávání
  • Žádné ztracené dokumenty
  • Úspora času a nákladů
  • Zlepšení interní komunikace ve firmě

 

 

Další velkou výhodou bezpapírové kanceláře je snadná dohledatelnost dokumentů. Představte si porovnání, kdy hledáte faktury k zakázce v šanonech plných zaprášených papírů, nebo na jeden, dva kliky máte před sebou nejen všechny dokumenty k případu, ale i souhrnné informace o něm, reporty, porovnání nákladů a výnosů, čas věnovaný zakázce ze strany Vašich zaměstnanců a mnohé další.

 

To vše pro nemusí být vázáno na Vaši kancelář, schvalovat faktury můžete třeba ze svého tabletu na cestách nebo na plovárně. Potřebujete k tomu jen internetové připojení.

 

Pro jak velkou organizaci je takové řešení vhodné? Jak náročná změna to je? Je digitalizace skutečné takovým přínosem? Vždyť nám to na papíře funguje už dlouho, tak proč to měnit. Obava z každé změny je přirozená lidská vlastnost a nezáleží tedy ani tolik na velikosti firmy nebo úřadu, jako spíše na počtu dokumentů, které zpracovávají. Velké firmy často podobná řešení zavádějí v pilotních provozech a projektech jen na část svých zaměstnanců. Ti pak často velice rychle vidí evidentní přínos bezpapírového fungování kanceláře a obavy se rychle rozplývají.

 

Jaké řešení vybrat? Důležitá je důkladná prvotní analýza. Čeho chcete zavedením bezpapírové kanceláře dosáhnout, jaké procesy by pro vás bylo nejvýhodnější zefektivnit nebo automatizovat. Podle toho zvolit systém, který tyto procesy pokrývá a náklady na jeho provoz korespondují s úsporami, které přinese. Takové řešení zejména pro malé a střední firmy, úřady, nemocnice a sociální podniky přináší INSIO Software. Pokud se pro nás rozhodnete,  navrhneme pro Vás to nejlepší řešení.

 

Lze se opravdu obejít úplně bez papíru? Do velké míry ano, bezpapírová kancelář může být skutečností. Vše ale s rozumem. Některé věci, jako barevné papírové lepíky, nebo hezký poznámkový blok nenahradíme. My v INSIO Software to ani nemáme v úmyslu, nechceme vzít lidem hravost a krásu z jejich kanceláří, naopak, chceme vedle ní přinášet jednoduchost a efektivitu.

 

 

Zaujalo Vás téma chytré kanceláře?