INSIO Software: Jeden systém pre riadenie celej firmy

Cieľom je umožniť firmám prechod na bezpapierovú kanceláriu a zabezpečiť, aby všetky firemné záležitosti boli prehľadne dostupné na počítači aj v mobilnom zariadení.

Či už ide o efektívnu správu dokumentácie, komunikáciu s klientmi, personálnu agendu alebo správu a údržbu budov, INSIO poskytuje centralizované riešenie z jedného miesta. Týmto prístupom pomáha firmám šetriť náklady a zdvihnúť ich na novú úroveň podnikania.

Aké produkty a funkcie INSIO ponúka?

Správa budov a zariadení (CAFM)

Komplexné riešenie pre správu nehnuteľností a zariadení, vrátane jednoduchého plánovania a monitorovania údržby, optimalizácie prevádzkových nákladov a zabezpečenia okamžitého prístupu k dôležitým informáciám o objektoch z ľubovoľného miesta, online aj offline, pričom systém automaticky rešpektuje legislatívne normy.

Evidencia budov a zariadení

Umožňuje centralizované spravovanie a prístup k informáciám o vašich nehnuteľnostiach a zariadeniach, čo uľahčuje efektívne plánovanie údržby a zlepšuje rozhodovacie procesy.

Automatizované plánovanie údržby

Systém preventívnej údržby minimalizuje riziko porúch a predlžuje životnosť zariadení, zároveň zabezpečuje rýchlu reakciu na neočakávané udalosti a minimalizuje dobu prerušenia práce.

Objektový pasport

Poskytuje kompletný prehľad histórie, zmien a údržby objektov, čím uľahčuje pochopenie ich špecifík a stavu, a tým zjednodušuje ich správu a údržbu vďaka rýchlemu prístupu k potrebným dokumentom.

Riadenie technikov a dodávateľov

Nástroj pre prehľad o výkonnosti a produktivite vašich tímov uľahčuje rozhodovanie o nasadení pracovných síl.

Archivácia technickej dokumentácie

Zabezpečenie bezpečného uloženia a jednoduchého prístupu k technickej dokumentácii.

Integrácia CAD a BIM

Vizualizácia a priestorové analýzy s integračnými nástrojmi CAD a BIM umožňujú presné plánovanie a identifikáciu potenciálnych problémov skôr, než k nim dôjde. Táto predvídavosť napomáha efektívnemu využívaniu priestoru a zdrojov.

Energetický manažment

Podrobná analýza spotreby energie a udržateľnostných praktík ponúka cenné informácie pre zníženie nákladov a podporu ekologického prevádzkovania podniku.

Správa zmlúv

Centralizované uchovávanie zmlúv a automatické upozornenia na dôležité termíny zabezpečia, že nikdy nezmeškáte obnovu alebo ukončenie zmluvy. Navyše systém zistí, či nedošlo k neautorizovaným zmenám vo zmluvách pred ich finálnym schválením.

• Automatizované plánovanie údržby

• Evidencia zariadení a revízií

• Centralizovaná dokumentácia

• Optimalizácia nákladov

• Správa zariadení

• Mobilná aplikácia

Schvaľovanie faktúr

Automatizuje a zjednodušuje proces schvaľovania faktúr, optimalizuje finančné toky a poskytuje transparentný prehľad o všetkých výdavkoch.

Vyťažovanie faktúr

Automatické rozpoznávanie a extrakcia údajov z faktúr eliminuje manuálne zadávanie a zvyšuje presnosť.

Online schválenie

Schvaľovanie faktúr online dovoľuje konkrétnym zamestnancom, čo urýchľuje celý proces.

Automatické zaúčtovanie

Po schválení faktúr INSIO automaticky zaúčtuje faktúry do účtovného systému.

Workflow

Pokročilé možnosti nastavenia procesov vrátane nastavenia rôznych rolí užívateľov.

Reporting a analytika

Hlbší vhľad do fakturačného procesu vďaka rozsiahlym možnostiam reportingu a analytiky. Schopnosť sledovať stav faktúr v reálnom čase.

• Presné viacstupňové schvaľovanie

• Jednoduchá komunikácia s dodávateľmi

• Prehľad o platbách

• Automatická ťažba faktúr

• Súhrn stavu faktúr a objednávok

• API integrácia účtovníctva

Cestovné príkazy

INSIO zjednodušuje správu služobných ciest od počiatočnej žiadosti až po vyúčtovanie nákladov. Automatizovaný systém pre služobné cesty zvyšuje efektivitu plánovania, schvaľovania a vykazovania výdajov a tým šetrí čas aj administratívnu činnosť.

Žiadosti o služobnú cestu

Zamestnanci môžu ľahko podávať žiadosti o služobné cesty s presnými informáciami.

Vyplácanie záloh

Automatizovaný systém pre vyplácanie záloh zamestnancom na služobné cesty minimalizuje administratívnu prácu a uľahčuje riadenie výdajov počas služobných ciest.

Vyúčtovanie cestovných náhrad

S INSIO je možné rýchle a presné vyúčtovanie nákladov, vrátane dopravy, ubytovania a ďalších výdajov.

Proces schvaľovania

Flexibilné nastavenie procesu schvaľovania v INSIO umožňuje definovať rôzne úrovne schvaľovania pre žiadosti o služobné cesty a súvisiace výdaje. Táto funkcia zvyšuje kontrolu nad výdavkami a zabezpečuje, že všetky cesty a náklady sú schválené v súlade s firemnou politikou.

• Centrálna správa služobných ciest

• Rýchle schvaľovanie príkazov

• Všetko od žiadosti po vyúčtovanie

• Pridávanie podkladov k cestám

• Sledovanie rozpočtu

• Podpora viacerých mien a kurzov

Správa objednávok a zmlúv

Správa nákupných procesov zlepšuje dodržiavanie zmlúv a znižuje riziká spojené s nákupnými a zmluvnými procesmi.

Nákupné žiadanky

S INSIO môžete ľahko vytvárať, spravovať a schvaľovať žiadanky pre nákupy. Tento automatizovaný proces zvyšuje prehľadnosť a kontrolu nad nákupnými aktivitami a zabezpečuje súlad s internými smernicami.

Nákupné objednávky

Automatizácia procesu vytvárania a schvaľovania nákupných objednávok urýchľuje nákupné procesy a zlepšuje spoluprácu s dodávateľmi.

Zmluvy

Správa a archivácia všetkých zmluvných dokumentov vrátane upozornení na blížiace sa termíny a platnosti zmlúv.

Reporting a analytika

Detailné prehľady a analýzy nákupných procesov, zmlúv a výdajov. Tieto údaje uľahčujú rozhodovanie a dodržiavanie zmluvných podmienok.

• Automatizácia schvaľovania

• Prehľad objednávok

• Zmluvné limity a reporting

• Centrálny prehľad

• Digitálne podpisy

• Upozornenie na platnosti zmluvy

Personalistika a dochádzka (HR)

Správa ľudských zdrojov a dochádzky pre všetky aspekty riadenia personálu. Systém uľahčuje sledovanie pracovnej doby, správu dovoleniek, odmeňovania a strhávania, a zabezpečuje efektívnu komunikáciu a plánovanie vnútri tímu.

Osobné kalendáre

Zamestnanci majú osobné kalendáre, ktoré pomáhajú v koordinácii tímových aktivít a stretnutí.

Adresár zamestnancov

Ľahký prístup k detailným informáciám o všetkých zamestnancoch vďaka centralizovanému adresáru.

Organizačná štruktúra

Vizualizácia organizačnej štruktúry umožňuje zamestnancom lepšiu orientáciu vo firemnej hierarchii a efektívnejšiu internú komunikáciu.

Evidencia dovoleniek

Online evidencia a schvaľovanie dovoleniek pre plánovanie času zamestnancov.

Odmeny a zrážky

Systém poskytuje prehľadný záznam o všetkých finančných transakciách a uľahčuje mzdovú administratívu spojenú s odmeňovaním zamestnancov.

Dochádzka

Dochádzka zamestnancov umožňuje ľahkú kontrolu odpracovaných hodín.

Majetok

Celkový prehľad o majetku pridelenom zamestnancom, ako sú pracovné náradie alebo vozidlá.

• Adresár zamestnancov

• Dochádzka, absencie, odmeny a strhávania

• Schvaľovanie a čerpanie dovoleniek​

• Administrácia užívateľov a rolí

• Zaznamenávanie pracovnej doby

• Mesačné výkazy dochádzky

Helpdesk (zákaznícka podpora)

Efektívny systém zákazníckej podpory je nevyhnutný na rýchle a efektívne riešenie problémov a otázok zákazníkov a zamestnancov. Helpdesk INSIO určuje priority a všetky požiadavky ukladá centrálne na jednom mieste.

Kategorizácia a filtrovanie

Usporiadajte požiadavky zákazníkov pomocou pokročilých nástrojov na kategorizáciu a filtrovanie. Táto funkcia uľahčuje tímu rýchle riešenie najnaliehavejších prípadov.

Workflow

Flexibilné pracovné postupy pre rôzne typy požiadaviek.

Integrovaný e-mailový klient

Komunikujte so zákazníkmi priamo zo systému pomocou integrovaného e-mailového klienta. Táto funkcia zjednodušuje sledovanie komunikácie a zabezpečuje, že žiadna požiadavka nezostane bez odpovede.

Zmluvy o poskytovaní služieb SLA

Definície úrovne služieb a automatické oznámenia pomáhajú dodržiavať dohodnuté termíny.

Náklady pod kontrolou

Zobrazenie nákladov spojených s riešením požiadaviek zákazníkov vám umožní znížiť celopodnikové výdavky.

• Praktické riešenia požiadaviek

• Kategorizácia prípadov

• Filtrovanie lístkov

• Integrovaná e-mailová komunikácia

• SLA s automatickými upozorneniami

• Pracovný postup pre rôzne typy operácií

Riadenie zákaziek

Systém dokáže sledovať priebeh projektu, riadiť zdroje a zabezpečiť, aby boli projekty dokončené včas a v rámci rozpočtu od počiatočnej ponuky až po konečnú realizáciu.

Obchod

Obchodná platforma ponúka rozsiahly adresár firiem a generuje potenciálne obchodné príležitosti (leady) na základe vyhľadávania pomocou identifikačného čísla firmy. Aplikácia dokáže k príslušným záznamom pripojiť aj rôzne dokumenty, napríklad zmluvy.

Ponuky

V časti Ponuky nájdete kompletný prehľad svojich činností súvisiacich s obchodnými príležitosťami, od rozpracovaných dokumentov až po odoslané ponuky a prijaté odpovede.

Plánovanie realizácie

INSIO ponúka plánovanie a riadenie realizácie vašich projektov. Systém efektívne rozdeľuje zdroje a čas a zabezpečuje, aby boli všetky projekty dokončené podľa plánu a v súlade s očakávaniami zákazníkov.

• Optimalizácia obchodných procesov

• Prehľad o stave projektu

• Kompletný prehľad na jednom mieste

• Integrácia s účtovným softvérom

• Dokumentácia a dodržiavanie termínov

• Automatizácia plánovania

Servisné protokoly

Správa servisných protokolov na efektívne riadenie, archiváciu záznamov o údržbe a servisných zásahoch. Tento produkt zabezpečuje, že všetky informácie o servisných úkonoch sú ľahko dostupné, prehľadné a aktuálne, čím sa zvyšuje efektívnosť servisných tímov a podporuje sa kvalita služieb zákazníkom.

Používateľská definícia checklistu

Pomocou kontrolných zoznamov pre rôzne typy údržby alebo servisných kontrol zabezpečíte, aby boli vykonané a zdokumentované všetky dôležité kroky.

Podpis zákazníka

Získajte digitálne podpisy zákazníkov priamo na mieste pomocou mobilného zariadenia a okamžite potvrďte dokončenie práce zákazníkom.

Už žiadne prepisovanie

Automatické generovanie a archivácia servisných protokolov výrazne zvyšuje efektívnosť riadenia servisu a minimalizuje chyby spojené s manuálnym spracovaním údajov.

Vyhodnotenie údržby

Jednoduché vykazovanie vykonanej údržby a servisných prác.

• Servisné záznamy

• Generovanie denníka

• Podpis na mieste v mobile

• Automatické priraďovanie dokumentov

• Definícia vlastného kontrolného zoznamu

• Skrátenie času na vystavenie faktúr

ERP od INSIO

Integrovaný podnikový informačný systém ERP, ktorý poskytuje komplexné riešenie na riadenie a automatizáciu všetkých aspektov podniku. Pomocou jedného systému môžete efektívne riadiť procesy, zvyšovať produktivitu a podporovať rast spoločnosti.

Centralizovaná správa údajov

Všetky podnikové údaje zhromaždené na jednom mieste zabezpečujú konzistentnosť, bezpečnosť a jednoduchý prístup pre oprávnených používateľov.

Zaznamenávanie internej komunikácie

Komunikácia medzi tímami a oddeleniami prostredníctvom integrovaných nástrojov uľahčuje koordináciu projektov a úloh.

Organizácia dokumentov

Efektívna správa dokumentov vrátane ich vytvárania, ukladania, zdieľania a archivácie poskytuje najaktuálnejšie verzie.

Reportovanie a monitorovanie výkonu

Nástroj na reportovanie, analýzu a sledovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI).

Prepojenie s dátovou schránkou

Jednoduchá komunikácia s verejnými inštitúciami na automatizáciu prijímania a odosielania úradných dokumentov.

Referencie

Pripojenie k INSIO prináša firmám významné výhody, čo potvrdzujú pozitívne skúsenosti a úspešné príbehy z praxe. Tu je niekoľko konkrétnych príkladov:

Porsche Česká republika s.r.o.

Automobilka po implementácii INSIO zaznamenala výrazné zlepšenie v procesoch schvaľovania faktúr, riadenia helpdesku, riadenia ľudských zdrojov a dochádzky. Vďaka INSIO dokázala efektívnejšie koordinovať a riadiť svoje projekty a lepšie koordinovať tímy zamestnancov.

XXXLutz s.r.o.

Jeden z popredných reťazcov s nábytkom a bytovým zariadením zaznamenal po implementácii INSIO pre správu zariadení až 20 % zrýchlenie objednávkových procesov. Táto optimalizácia viedla k zvýšeniu spokojnosti zákazníkov a zefektívneniu interných pracovných postupov.

Union poisťovňa, a.s.

Union poisťovňa používa INSIO na komplexné riadenie procesu fakturácie, zadávania požiadaviek na nákup, objednávok a schvaľovania zmlúv. Systém umožňuje efektívnejšie riadenie cash flow a celého nákupného procesu od požiadavky cez objednávku až po komunikáciu s dodávateľmi a sledovanie dodaného tovaru. Výsledkom je optimalizovaný nákupný proces, ktorý prináša výraznú úsporu času.

Prečo si vybrať INSIO?

INSIO prináša jedinečnú platformu, ktorá na jednom mieste online riadi rôzne podnikové procesy, uľahčuje prácu a znižuje časovú a finančnú náročnosť. Vďaka profesionálnemu prístupu sa môžete tešiť na jednoduchšiu každodennú prácu.

S INSIO sa zbavíte nutnosti prechádzať nekonečné množstvo papierových dokumentov alebo prechádzať medzi množstvom elektronických databáz roztrúsených na rôznych platformách. Všetky kľúčové informácie budú systematicky usporiadané v prehľadnom a intuitívnom používateľskom rozhraní.

INSIO, aplikácia pre inteligentnejšiu prácu.