U papierových dokumentov hrozí riziko straty alebo poškodenia v dôsledku vody, ohňa či iných vplyvov, ale tiež riziko, že sa dostanú do nesprávnych rúk. Na druhej strane, cloudové riešenia poskytujú viacúrovňové zabezpečenie, vrátane šifrovania údajov, ktoré chráni informácie pred neoprávneným prístupom. Okrem toho umožňujú ľahké zálohovanie a správu prístupových práv, čo znamená, že môžete presne kontrolovať, kto má prístup k akým informáciám a sledovať, kto a kedy s údajmi pracoval, čo je s papierovými dokumentmi prakticky nemožné.

Porovnanie papiera a cloudu:

Papierová dokumentácia je náchylná k poškodeniu, vyžaduje priestor a spôsobuje vyššie náklady na tlač a skladovanie, s časovo náročnou správou a distribúciou .

Naproti tomu, cloudové riešenia ponúkajú šifrovanie údajov, flexibilné úložisko, úspory nákladov, ľahkú vyhľadateľnosť a možnosť okamžitej spolupráce na diaľku.

Výhody cloudového riešenia:

Zabezpečenie údajov

Jedným z kľúčových aspektov, ktorý cloudové služby odlišuje, je ich schopnosť ochrániť údaje pomocou šifrovania. Okrem toho mechanizmy overovania a autorizácie zaisťujú, že k citlivým informáciám majú prístup len oprávnení používatelia. Pravidelné bezpečnostné audity a súlad s certifikáciami, ako je ISO/IEC 27001, zdôrazňujú záväzok poskytovateľa cloudu udržiavať najvyššie bezpečnostné štandardy.

Prevencia straty údajov

Zálohovanie v cloude a redundancia údajov sú dnes už štandardom, znižujúcim riziko straty informácií na minimum. Oproti papieru, ktorý môže byť odcudzený alebo zničený, sú cloudové údaje uložené v bezpečí dátových centier.

Flexibilita a dostupnosť cloudu

V dnešnej dobe, keď je práca na diaľku stále bežnejšia, ponúkajú cloudové riešenia možnosť prístupu k údajom z ľubovoľného miesta a zariadenia. Tími môžu spolupracovať po celom svete v reálnom čase.

Regulácie a dodržiavanie predpisov

Pomáhajú organizáciám dodržiavať právne predpisy týkajúce sa ochrany údajov, ako je GDPR. Vďaka svojim bezpečnostným opatreniam a politikám ochrany súkromia môžu firmy ľahšie spĺňať regulačné požiadavky a chrániť súkromie svojich klientov.

Ekologický prínos

Prechod na online prostredie má významný pozitívny dopad na životné prostredie. Znížená spotreba papiera predstavuje šetrnejšiu voľbu pre planétu.  

INSIO: Váš partner v cloudovej bezpečnosti

Je čas premýšľať o prechode na cloud? INSIO poskytuje bezpečné, efektívne a reguláciou overené cloudové služby pre firmy všetkých veľkostí. Je čas rozšíriť vaše obzory a využiť výhody, ktoré cloud ponúka.

Časté otázky

Ako je možné, že je cloud bezpečnejší, keď sú údaje online?

Vďaka pokročilým šifrovacím protokolom a neustálemu monitorovaniu bezpečnosti sú cloudové údaje chránené pred neoprávneným prístupom.

Čo ak prídem o prístup k internetu?

Väčšina cloudových služieb umožňuje ukladať dokumenty lokálne, čo znamená, že k nim môžete pristupovať aj offline. Ako sa pripojenie obnoví, všetky zmeny sa synchronizujú späť do cloudu.

Je možné preniesť všetky existujúce papierové dokumenty do cloudu?

Áno, digitalizácia papierových dokumentov je bežnou praxou, ktorá zahŕňa skenovanie a prevod do digitálneho formátu pre ľahšie vyhľadávanie a archiváciu.

Ako cloud pomáha spĺňať regulačné požiadavky?

Cloudové služby sú navrhnuté s ohľadom na dodržiavanie predpisov, ako sú štandardy ochrany údajov GDPR. Poskytovatelia cloudu často ponúkajú rôzne nástroje a protokoly, ktoré pomáhajú používateľom zabezpečiť súlad s platnými zákonmi a nariadeniami.