Oběh dokumentů (DMS): Efektivní správa firemních procesů na jednom místě

Právě zde přichází na řadu DMS – systém pro správu a oběh dokumentů, který spojuje klíčové firemní procesy do jednoho přehledného celku. S produkty od INSIO můžete digitalizovat schvalování faktur, správu smluv i objednávek a dosáhnout maximální efektivity.

Co je to DMS a proč je pro firmy klíčové?

DMS (Document Management System) je systém pro efektivní správu dokumentů, který umožňuje jejich snadné ukládání, vyhledávání, schvalování a archivaci. Systém přináší:

• Centralizaci dat: Všechny dokumenty jsou uložené na jednom místě, snadno přístupné oprávněným uživatelům.

• Automatizaci procesů: Schvalování a oběh dokumentů probíhá rychle, automaticky a bez zbytečných prodlev.

• Lepší kontrolu: Máte přehled o tom, kde se dokument nachází, kdo s ním pracoval a v jaké fázi se nachází.

• Bezpečnost a soulad s legislativou: Dokumenty jsou bezpečně uloženy a přístup je řízen dle oprávnění.

Pro firmy je DMS klíčovým nástrojem pro optimalizaci procesů a zvýšení produktivity.

Jak INSIO DMS podporuje klíčové firemní procesy?

Naše řešení propojuje klíčové procesy v oblasti financí, smluv a objednávek do jednoho systému, který zajišťuje plynulý oběh dokumentů a jejich správu. Podívejme se, jak jednotlivé moduly společně fungují:

1. Schvalování faktur

• Automatizovaný oběh faktur od jejich přijetí až po schválení a archivaci.

• Systém podporuje digitální workflow, které zajišťuje rychlé předávání faktur odpovědným osobám.

• Díky notifikacím se nestane, že by faktura zůstala „ležet“ na stole a platby se opozdily.

Více o produktu Schvalování faktur.

2. Správa smluv

• Všechny smlouvy jsou uloženy na jednom místě s možností snadného vyhledávání a kontrolování termínů.

• Automatické notifikace upozorňují na blížící se důležitá data, jako je konec platnosti smluv nebo termíny revizí.

• Díky napojení na další moduly máte jistotu, že smlouvy jsou vždy aktuální a propojené s fakturami a objednávkami.

Více o produktu Správa smluv.

3. Správa objednávek

• Digitalizace a automatizace objednávek od jejich vytvoření až po realizaci a schválení.

• Možnost sledování stavu objednávky v reálném čase a propojení s fakturami i smlouvami.

• Systém poskytuje jasný přehled o objednávkách, což pomáhá efektivněji řídit cash flow a dodavatelské vztahy.

Více o produktu Správa objednávek.

Výhody propojeného DMS od INSIO

1. Vše na jednom místě

Díky propojení schvalování faktur, správy smluv a objednávek získáte jednotný systém, ve kterém jsou všechny klíčové dokumenty a informace snadno dostupné a propojené.

2. Automatizace a úspora času

Automatizované workflow zajišťuje hladký průběh schvalovacích procesů, eliminuje ruční přepisy a zbytečné zdržení.

3. Lepší kontrola a přehled

Máte jasný přehled o tom, kdo je za dokument odpovědný, v jaké fázi se nachází a jaký je další krok.

4. Snížení chybovosti

Digitalizace a automatický přenos dat minimalizuje riziko chyb způsobených ručním zadáváním nebo ztrátou dokumentů.

5. Zvýšená bezpečnost

Dokumenty jsou bezpečně uloženy a přístup k nim je řízen podle oprávnění. Zároveň splňujeme všechny legislativní požadavky na archivaci a ochranu dat.

Jak INSIO DMS zlepšuje firemní procesy v praxi?

Příklad z praxe: Společnost Altron využívá systém pro schvalování faktur, správu smluv a objednávek od INSIO. Díky propojení všech modulů firma dosáhla:

• Zrychlení schvalovacích procesů o 50 %

• Snížení chybovosti při zpracování dokumentů

• Lepšího přehledu o stavu objednávek a faktur

• Úspory času zaměstnanců, kteří se mohou věnovat důležitějším úkolům

Závěr: DMS jako klíč k efektivnímu řízení firmy

Pokud chcete zefektivnit oběh dokumentů ve vaší firmě, je moderní DMS od INSIO ideálním řešením. Naše propojené moduly Schvalování faktur, Správa smluv a Správa objednávek zajistí, že budete mít veškeré klíčové procesy pod kontrolou, a vaše firma bude fungovat rychleji, přehledněji a bez zbytečných chyb.

Chcete se dozvědět více o tom, jak může DMS pomoci i vaší firmě? Navštivte naše stránky a neváhejte nás kontaktovat.

INSIO – Kompletní systém pro správu dokumentů a zefektivnění firemních procesů.