Automatizovaná správa smluv: Méně chyb a větší efektivita

V tomto článku vám ukážeme, jak moderní systém pro správu smluv od INSIO dokáže proměnit tento klíčový proces na jednoduchou a spolehlivou součást vašeho podnikání.

Hlavní výzvy ruční správy smluv

Ruční procesy mohou být zdlouhavé a náchylné k chybám. Mezi nejčastější problémy, se kterými se firmy potýkají, patří:

• Ztráta přehledu: Při správě většího množství smluv se snadno stane, že se na některou z nich zapomene. Především hlídání termínů je častým slabým místem.

• Chyby v údajích: Přepisování dat a manuální úpravy mohou vést k nesrovnalostem nebo dokonce právním problémům.

• Nedostatečná bezpečnost: Dokumenty ukládané na různých místech (e-maily, sdílené disky, papírové archivy) mohou být snadno ztraceny nebo zpřístupněny neoprávněným osobám.

• Ztráta času: Pracovníci tráví neúměrně mnoho času hledáním smluv, jejich schvalováním nebo zjišťováním, kdo je za co odpovědný.

Automatizace správy smluv představuje způsob, jak tyto problémy eliminovat a výrazně zefektivnit práci celého týmu.

Jak INSIO řeší správu smluv

Naše řešení pro Správu smluv je navrženo tak, aby firmám pomohlo spravovat veškeré smlouvy z jednoho místa. Systém umožňuje automatizaci klíčových procesů a nabízí funkce, které výrazně zjednodušují každodenní agendu.

Klíčové funkce produktu Správa smluv od INSIO

1. Centrální úložiště smluv

Všechny smlouvy jsou uloženy na jednom místě. Díky tomu máte vždy okamžitý přístup k jakémukoli dokumentu, ať už z kanceláře nebo z mobilního zařízení.

2. Automatické notifikace a hlídání termínů

Systém vás automaticky upozorní na blížící se klíčová data, jako je konec platnosti smlouvy, termíny výpovědi nebo potřeba revize.

3. Schvalovací procesy

Umožňuje definovat a automatizovat schvalovací workflow – kdo musí smlouvu zkontrolovat, schválit a kdy. To eliminuje zmatky a urychluje procesy.

4. Šablony smluv

Ušetřete čas využitím předdefinovaných šablon, které minimalizují chyby a zajišťují konzistenci smluvní dokumentace.

5. Napojení na další systémy

Naše řešení lze snadno integrovat s ostatními produkty INSIO, jako je ERP, Správa objednávek nebo Schvalování faktur. Tím 

Výhody automatizované správy smluv

1. Méně chyb, více jistoty

Automatizace eliminuje ruční přepisování údajů a riziko chyb. Díky přehlednému systému máte jistotu, že žádný důležitý termín ani úkol neunikne pozornosti.

2. Zvýšená efektivita

Vaši zaměstnanci mohou místo manuální práce věnovat čas strategickým úkolům. Schvalování, revize a další procesy probíhají rychleji a bez zbytečných průtahů.

3. Bezpečnost na prvním místě

Citlivá data jsou chráněna díky zabezpečenému přístupu a možnosti definovat oprávnění pro jednotlivé uživatele. Už se nemusíte obávat, že by dokumenty skončily v nepovolaných rukou.

4. Přehlednost a kontrola

Mít všechny smlouvy na jednom místě a pod kontrolou znamená snadnější dohled nad dodržováním podmínek a hladký průběh auditů.

Zákaznické příběhy: Jak INSIO pomohlo klientům zlepšit správu smluv

Společnost COOP Jindřichův Hradec implementovala řešení INSIO pro správu smluv a již během prvního roku zaznamenala snížení chybovosti o 30 % a úsporu času při schvalování smluv o více než 40 %. Díky automatickému upozornění na termíny také eliminovala riziko pokut za zmeškané výpovědi.

Podobné pozitivní výsledky jsme viděli u klienta XXXLutz, který integroval správu smluv s dalšími moduly INSIO. To umožnilo rychlejší přenos informací mezi týmy a výrazné zefektivnění procesů.

Závěr: Je čas na změnu

Automatizovaná správa smluv od INSIO není jen o usnadnění práce – je to způsob, jak předejít chybám, ušetřit čas a zlepšit firemní procesy. Pokud stále spravujete smlouvy manuálně nebo používáte neefektivní nástroje, je ten správný čas na změnu.

Chcete vědět více? Navštivte naši stránku věnovanou produktu Správa smluv nebo nás kontaktujte a rádi vám ukážeme, jak může naše řešení pomoci i vaší firmě.

INSIO – Jeden systém pro efektivní řízení celé firmy.